Das Erzbistum Berlin führt ChurchDesk ein und ist damit gut gerüstet für die Verwaltung und Kommunikation der Pfarreien.
Im vergangenen Jahr ist das Erzbistum Berlin mit „ChurchDesk“ eine Entwicklungspartnerschaft eingegangen, um den 35 neuen Pfarreien eine geeignete Verwaltungssoftware zur Verfügung stellen zu können. Zum 31. August wurde die Entwicklung abgeschlossen und nun können die ersten Pfarreien das fertige Produkt nutzen.
Die Entscheidung für ChurchDesk fiel nicht von heute auf morgen – fünf verschiedene Produkte standen zur Auswahl, zwei von ihnen wurden ausgiebig getestet. Organisiert wurde der Auswahl- und Entwicklungsprozess vom Bereich Bistumsinterne Organisation im Erzbischöflichen Ordinariat.
„Wichtig dabei war uns, möglichst alle Perspektiven einer Pfarrei in die Entscheidungsprozesse einzubeziehen. Daher haben wir den gesamten Prozess in ausgewählte Pfarreien verlagert. Dort wurden auch die inhaltlichen Entscheidungen getroffen“, so Bereichsleiter Markus Kappes. Mit dabei waren Pfarrer, Sekretariate, interessierte Ehrenamtliche und Verwaltungsleiter.
Markus Kolbe, der als Verwaltungsleiter für die Pfarreien St. Bernhard und St. Otto in Vorpommern die Entwicklungspartnerschaft vom ersten Tag an begleitet hat, begründet die Entscheidung: „Wir hatten den Eindruck, dass ChurchDesk das größere Potenzial an den Dingen birgt, die wir brauchen. System und Firma sind vom Ansatz her sehr agil. Die anderen Systeme waren in sich sehr geschlossen und weniger nach außen gerichtet in der Kommunikation. ChurchDesk ist so aufgestellt, dass man auch Bereiche ‚außerhalb des Gartenzauns‘ erreichen kann.
ChurchDesk erleichtert die Arbeit der Pfarrbüros
Kurz erklärt handelt es sich um eine Software für die Pfarreiorganisation, für Absprachen von Terminen, Verwaltung von Kontakten, Einbindung bestimmter Kreise nach Interessenlage in die Arbeit vor Ort, Erstellen von Newslettern, Internetseite – also ein sehr umfangreiches Werkzeug, um die Arbeit zu erleichtern und um Redundanzen zu vermeiden. Entwickelt wurde die Software seit 2012 von Christian Steffensen in Kopenhagen für den Einsatz in der dänischen Staatskirche. Der Sohn eines Pfarrers programmierte es für seine Eltern, um die Abläufe in seiner Heimatgemeinde zu verbessern.
In der Eigenbeschreibung heißt es: „Unsere ChurchDesk-Plattform hilft Kirchengemeinden aller Konfessionen bei allen Aufgaben, die sich in der Verwaltung nach innen und in der Kommunikation nach außen stellen. Alles, was Sie brauchen, an einem Ort.“ Nach den Erfahrungen aus dem Einsatz der vergangenen Monate in den beiden nördlichen Pfarreien kann Markus Kolbe das grundsätzlich bestätigen: „Aus meiner Sicht erleichtert die Software tatsächlich die Arbeit der Pfarrbüros: Dienstpläne erstellen, ein gemeinsamer Kalender, Gottesdienste planen – alles in einem System. Das ist viel einfacher, als viele verschiedene Kanäle zu bedienen und nicht mehr so dezentral wie vorher.“ Auch die Bedienung hält er durchaus für intuitiv.
Einziger Wermutstropfen: „Es bedeutet natürlich einigen Aufwand, die eigenen Kalender umzustellen und sich an ein neues System zu gewöhnen. Aber letzten Endes ist alles überschaubar.“ Sein Lieblingstool sei der Kalender, ergänzt Kolbe mit einem Zwinkern im Auge. Damit hätten die Verwaltungsleitungen aber auch am meisten zu tun.
Erzbistum Berlin als Vorreiter im katholischen Raum
Inzwischen hat ChurchDesk Büros in London, Berlin und Kopenhagen mit Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt und mit der Entwicklungspartnerschaft erobert das Unternehmen nun auch katholisches Terrain. Das Erzbistum Berlin ist dabei Vorreiter. Damit die Plattform auch im katholischen Umfeld funktioniert, mussten zunächst einmal Begrifflichkeiten angepasst werden, wie zum Beispiel „Ministranten“, aber auch die Integration des liturgischen Kalenders war nötig. Neben solchen Kleinigkeiten gab es eine Reihe von größeren Anpassungsarbeiten vor der Inbetriebnahme, beispielsweise der Ausbau des Rechtesystems.
Mit Beendigung der Entwicklungspartnerschaft ist die Software in den neuen Pfarreien einsatzbereit. Voraussetzung vor Ort ist lediglich eine etablierte Verwaltungsleitung und die technische Ausstattung. Der Einsatz der Software ist für alle neuen Pfarreien verbindlich und das Erzbistum Berlin trägt die Kosten, Support inklusive.
Möglich ist auch, einzelne Bestandteile der Software schon vor der Pfarreigründung zu nutzen. Wenn es beispielsweise den Wunsch nach einer neuen gemeinsamen Website gibt, dann kann diese bereits frühzeitig in ChurchDesk aufgebaut werden. Wer sich die Seite lieber professionell anlegen lassen möchte, zahlt dafür einmalig einen dreistelligen Betrag. Die Pflege der Seite liegt dann wieder in der Hand der Pfarrei.
Webinare, Tutorials und Telefonsupport
Damit vor Ort bei der Einführung der neuen Software alles reibungslos klappt, sind feste Einführungstermine für die neuen Pfarreien vorgesehen, in denen die Mitarbeiter direkt im System geschult werden. Anschließend gibt es eine Begleitung durch Webinare und Tutorials, die im Paket enthalten sind. Außerdem kann man auf einen telefonischen deutschsprachigen und englischen Support zurückgreifen, wenn vor Ort etwas nicht funktioniert.
Die Entscheidung, ob ein Pastoraler Raum beziehungsweise eine neue Pfarrei die Voraussetzungen für die Einführung oder Teil-Einführung der neuen Verwaltungssoftware mitbringt, trifft die Verwaltungsleitung. Markus Kolbe stellt klar: „Für die Einführung der Software gibt es kein Patentrezept – weil die Pfarreien ganz unterschiedlich strukturiert sind und die Gruppen mit ganz unterschiedlichen Typen besetzt sind. Das ist sehr abhängig von den Gegebenheiten vor Ort, vom Team und von den einzelnen Mitarbeitenden.“ Ein paar Monate sollte man aber schon einplanen.
