Im ersten Teil unserer Reihe zum Thema Newsletter haben wir uns mit grundsätzlichen Fragen beschäftigt, weshalb ein Newsletter wichtig für die Öffentlichkeitsarbeit ist. In diesem Teil wollen wir uns mit der konkreten Erstellung im ChurchDesk befassen und welche Inhalte für Ihre Zielgruppen relevant sein könnten.
Was wollen wir mit einem Newsletter erreichen?
Wie im ersten Teil bereits besprochen, ist ein Newsletter, genau wie Gemeindebrief, Homepage und Aktivitäten in sozialen Medien, eine Dienstleistung für Ihre Mitglieder und andere Interessierte. Daher ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, was Ihre Mitglieder interessieren könnte. Davon können wir dann ableiten, was Sie mit Ihrem Newsletter erreichen möchten. Aus meiner Erfahrung, die ich in der Arbeit mit unseren Gemeinden gemacht habe, fasse ich einmal folgende Hauptziele für Sie zusammen:
- Einblicke in die Gemeinde bieten. Jeder kennt die Kirche im Stadtteil. Kirche und Turm sind in der Regel im Stadtbild allgegenwärtig. Die Menschen können jedoch nicht durch Mauern und Türen in die Gemeinde hineinschauen. Das Internet bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, den Menschen in der Umgebung zu zeigen, was in Ihrer Gemeinde passiert. Daher sollten Sie Ihren Abonnenten Bilder und relevante Inhalte zur Verfügung stellen, die ihnen ein Gefühl dafür geben, was sie in Ihrer Gemeinde Spannendes erwartet.
- Menschen dazu zu bewegen, in Ihre Gemeinde zu kommen. Das Ziel einer Gemeinde sollte immer sein, mehr Menschen zu erreichen und das Engagement Ihrer Mitglieder zu fördern. Eine Gemeinde lebt nun einmal von den Menschen, die an Angeboten teilnehmen und diese mitgestalten. Ein gut besuchter Gottesdienst oder ein großer Chor steigern das Gemeinschaftsgefühl und machen ein Ereignis erst zu einem feierlichen Erlebnis.
- Verkündigung und Bildung. Das Internet bietet Ihnen die Möglichkeit, christliche Inhalte an eine große Zielgruppe zu richten, bevor diese überhaupt die Gemeinde besucht. Predigten oder der ein oder andere theologische Gedanke zu aktuellen Themen sollten also nicht fehlen. Viele Gemeinden haben außerdem interessante Bildungsangebote oder eine bewegte Geschichte, sowohl gemeindebezogen, aber auch architektonischer, historischer oder kultureller Natur.
- Menschen durch regelmäßige Informationen an Ihre Gemeinde zu binden. Die Internetseite ist eine gute und ausführliche Visitenkarte bzw. ein Flyer im Internet. Ob ihn jemand aufnimmt und liest, ist mehr oder weniger dem Zufall überlassen und erfordert, dass ein Interessent aktiv nach Informationen zu Ihrer Gemeinde sucht. Im Falle des Newsletters haben die Abonnenten bei der Anmeldung bereits ihr grundsätzliches Interesse bekundet (wie beim ersten Besuch der Internetseite). Nun können Sie diese Menschen im Gegensatz zur Internetseite jedoch regelmäßig erreichen und zwar immer dann, wenn Sie etwas Wichtiges bezüglich der Gemeinedearbeit oder potenziell Relevantes an Ihre Abonnenten mitzuteilen haben. Und im Gegensatz zum Gemeindebrief können Sie die Frequenz des Versands sowie Art und Form des Inhalts dynamisch und mit wenigen Klicks anpassen.
Die oben genannten Ziele gelten übrigens nicht nur für den Newsletter selbst, sondern für sämtliche 
Kommunikationskanäle, sowohl digital als auch klassisch analog.
ChurchDesk ist daher bewusst so aufgebaut, dass Inhalte nie nur für den Newsletter oder die Internetseite erstellt werden. Inhalte werden grundsätzlich für zwei Zielgruppen erstellt:
Für die interne Kommunikation und für die Öffentlichkeitsarbeit. Bevor wir also einen Newsletter erstellen, sollten wir kurz zusammenfassen, wo im ChurchDesk Inhalte entstehen und wie diese dann in den Newsletter gelangen.
Wir unterscheiden im ChurchDesk in diesem Zusammenhang zwei Hauptinhaltsformen, die kontinuierlich im Gemeindealltag entstehen: Ereignisse und Blogbeiträge.
Ereignisse und Aktivitäten sollen das Engagement der Gemeindemitglieder anregen
Ereignisse sind die wichtigste Form des Zusammenseins. Denn dies macht schließlich die Gemeindearbeit aus: dass Menschen zusammenkommen und gemeinsam etwas gestalten. Immer dann, wenn mehrere Menschen zusammenkommen, ensteht ein Kalenderereignis mit allem was dazu gehört. Gemeindemitglieder sollen schließlich wissen, dass es ein Ereignis gibt, damit sie daran teilnehmen können. Gottesdienste, Jugendfreizeiten, Konfirmandenunterricht, Seniorennachmittage, Andachten, Konzerte u.v.m. sind alles Ereignisse, die irgendwo festgehalten werden müssen und anschließend in der Öffentlichkeitsarbeit kommuniziert werden sollten. Im ChurchDesk werden diese Ereignisse im Kalender eingetragen. Hier können Sie natürlich interne Informationen festhalten (Organisatoren, Buchungen, interne Vermerke u. Ä.).
Viel wichtiger für die Öffentlichkeitsarbeit ist jedoch ein aussagekräftiger Titel, eine kurze Beschreibung, ein Bild und eine Angabe zum Veranstaltungsort und zu den Mitwirkenden. Aus diesen Informationen wird nämlich später der Newsletter automatisch erstellt. Daher ist es auch so wichtig, dass Sie sich angewöhnen, in der täglichen Arbeit direkt mit dem Kalender zu arbeiten, damit die Erstellung eines Newsletters später reibungslos klappt.
Blogbeiträge teilen mit, was die Gemeinde im Alltag bewegt
Blogbeiträge werden im ChurchDesk an einer anderen Stelle erstellt. Bei den Blogbeiträgen handelt es sich um redaktionelle Inhalte, z.B. einen Wochenbericht, die Predigt des letzten Gottesdienstes, ein Bericht über eine Jugendfreizeit oder ein Wortbeitrag der Pastorin oder des Pastors zu einem aktuellen Ereignis im Stadtteil oder in den Medien. Während Ereignisse einfach dadurch, dass sie stattfinden und in Ihren Kommunikationskanälen dargestellt werden, ein Bild von Ihrer Gemeinde zeichnen, bilden Blogbeiträge einen Pool aus Inhalten, in denen Sie kommende und vergangene Ereignisse kommentieren und Ihren Zielgruppen Dinge mitteilen können, die Ihre Gemeinde bewegen.
Schauen Sie sich als Beispiel einmal unseren Unternehmensblog an: Hier stellen wir Inhalte für Sie zusammen, die Ihnen Anregungen für Ihre Arbeit geben sollen. Außerdem werben wir für unsere Angebote und hin und wieder gibt es Gastbeiträge von anderen Gemeinden, um Ihnen Einblicke in derenAlltag mit der Gemeinde Management Software zu geben.
Die Voraussetzung, um in 3 Minuten einen Newsletter zu erstellen
Unsere Gemeinden setzen ChurchDesk sowohl für ihre interne als auch für ihre externe Kommunikation ein. Das 
bedeutet, dass die Ereignisse für die Öffentlichkeitsarbeit praktisch wie von selbst erstellt werden, weil eben auch Raumbuchungen und der gesamte interne Überblick an der Pflege des Kalenders dran hängt. Schauen Sie z.B. einmal auf die Internetseite der Kirchengemeinde in der Neuen Vahr, wie viele Ereignisse hier auf der Internetseite dargestellt werden. Ein Kalendereintrag muss intern sowieso im Kalender festgehalten werden. Eine kurze Beschreibung und ein Bild drangehängt, schon hat man einen großen Teil der Öffentlichkeitsarbeit mit abgewickelt. Wenn Sie also vielfältige Ereignisse im Kalender haben, sind die Vorassetzungen für einen ansprechenden Newsletter schon einmal erfüllt.
Im zweiten Schritt sollten Sie sich mit dem Blog auseinandersetzen, da Ihr Newsletter hierdurch abwechslungsreicher wird. Am Anfang genügen durchaus 1-2 Blogbeiträge die Woche. Viele Gemeinden sind inzwischen dazu übergegangen, die redaktionellen Inhalte für den Gemeindebrief als Blogbeiträge zu erstellen. Diese werden später in den Gemeindebrief übertragen. In der Zwischenzeit sind sie allerdings bereits für den Newsletter und die Internetseite nutzbar. Ehrenamtliche können übrigens, wenn sie ein Benutzerkonto im ChurchDesk haben, selbst in einer Gruppe Blogbeiträge vorbereiten. Diese können dann, sofern diese Ehrenamtlichen selbst nicht veröffentlichen dürfen, später von einer anderen Person mit wenigen Klicks zur Veröffentlichung freigegeben werden. Auf diese Weise kann die redaktionelle Arbeit von mehreren Menschen in der Gemeinde getragen werden.
Newsletter erstellen - in wenigen Minuten zum Ziel
Wenn sich die Arbeit mit den Inhalten eingespielt hat, ist die Erstellung eines Newsletters ein Kinderspiel. Ich klammere hier die Erstellung von Abonnentenlisten aus, da ich diese im dritten Teil dieser Beitragsreihe behandeln werde.
Grundsätzlich verläuft die Erstellung eines einzelnen Newsletters immer gleich ab: Bei der Erstellung wählen Sie einen Titel, z.B. "Neuigkeiten im August 2015". Dann können Sie eine kurze Beschreibung oder persönliche Ansprache verfassen und ein schönes Titelbild hinterlegen, dass z.B. zur Jahreszeit passt oder eine passende Impression aus der Gemeinde zeigt. Anschließend können Sie Ereignisse und Blogbeiträge hinzufügen; entweder, indem Sie einzelne Ereignisse oder Blogbeiträge aus einer Liste auswählen, oder, indem Sie eine Anzahl von kommenden Ereignissen und Blogbeiträge aus bestimmten Kategorien hinzufügen. ChurchDesk zieht dann automatisch die entsprechenden Ereignisse und Blogbeiträge aus den entsprechenden Quellen zusammen, ordnet sie nach Aktualität und sorgt für ein ansprechendes, bebildertes Layout. Am Ende können Sie sich eine Test-E-Mail zuschicken lassen oder den Newsletter speichern und sich anschließend eine Vorschau anzeigen lassen, bevor er endgültig abgeschickt wird.
Wenn Sie es ganz bequem haben wollen, können Sie Newsletter auch automatisch versenden lassen, z.B. einmal im Monat. Hierzu ist es wichtig, dass Sie bei der Erstellung des Newsletters Veranstaltungskategorien und Blogkategorien ausgewählt haben und keine einzelnen Ereignisse. Wenn Sie mit der Erstellung fertig sind, können Sie festlegen, wie oft der Newsletter verschickt werden soll, z.B. einmal im Monat oder einmal die Woche. Auf diese Weise sind Ihre Zielgruppen immer mit redaktionellen Inhalten und aktuellen Ereignissen versorgt. Wenn die Empfänger bei der Anmeldung für den Newsletter außerdem angegeben haben, welche Themen für sie interessant sind, erhalten sie außerdem automatisch nur die Inhalte aus den Kategorien, die auch wirklich für sie interessant sind.
Hilfe in der Anfangsphase
Falls Sie nun Lust bekommen haben, sich mit dem Newsletter im ChurchDesk auseinanderzusetzen, finden Sie alle wichtigen Schritte zusammengefasst in dieser Anleitung. Unsere Kundenbetreuung ist für Sie da, falls Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen. Melden Sie sich einfach direkt über den Chat im System oder per E-Mail an support@churchdesk.com. Wir helfen Ihnen dann gern weiter.
