Immer wieder hören wir von Gemeinden, dass sie aus verschiedenen Gründen keinen Newsletter nutzen. Zu den gängigsten Einwänden gehören die Aussagen, dass Gemeinden ihre Mitglieder nicht mit E-Mails belästigen wollen, dass die E-Mail nicht mehr angesagt ist oder dass E-Mails dieser Art eh im Spam-Ordner des Empfängers landen. Gleichzeitig berichten uns viele Gemeinden, die dieses Medium aktiv einsetzen, von mehr Besuchern bei Veranstaltungen in der Gemeinde und von positiven Rückmeldungen bezüglich einer kontinuierlichen und professionellen Versorgung der Mitglieder mit für sie relevanten Informationen. Diejenigen von Ihnen, die mich persönlich kennen, wissen, dass ich ein leidenschaftlicher Verfechter dieses Werkzeugs bin. Nehmen Sie sich also fünf Minuten Zeit, um mit mir in die Welt des guten alten Newsletters einzutauchen. Im ersten Teil dieser Reihe wollen wir uns damit beschäftigen, welche Vorteile ein Newsletter gegenüber anderen Informationsmedien hat und wie man sicherstellt, dass man Menschen nicht belästigt, sondern Ihnen einen tollen Service bietet.
Die Kirche verschläft die Möglichkeiten des Internets
Die Kirche hat das große Problem, dass sie Menschen mit ihren Angeboten nicht genügend erreicht. Ich will in diesem Zusammenhang gern mit einem Beispiel aus meinem eigenen Leben herhalten: Meine Frau ist Dänin und wir haben einen 6 Monate alten Sohn. Wir gehören einer dänischen Gemeinde in Flensburg an. Nichtsdestotrotz sind wir durchaus für kirchliche Angebote an unserem Wohnort in Hamburg offen. Wenn wir Angebote in Anspruch nehmen, geschieht dies jedoch in erster Linie sporadisch, da wir keine feste Gemeindezugehörigkeit an unserem Wohnort haben. Wenn wir Veranstaltungen besuchen, haben wir von diesen in der Regel aus den Medien erfahren. Das klappt bei großen Veranstaltungen wie Konzerten und Festgottesdiensten ganz gut. Bei anderen Angeboten, vor allem für Kinder und Jugendliche und schon in Bezug auf die Gottesdienste, tappen wir in unserem Stadtteil jedoch im Dunkeln. Im Gegensatz dazu halten uns Fitnessstudios, Müttergruppen, unsere Stammpizzeria und selbst meine australische Universität immer noch mit der klassischen E-Mail auf dem Laufenden.
Der Newsletter hat viele Vorteile gegenüber anderen Informationsmedien
In praktisch jeder Gemeinde wird der Gemeindebrief als das primäre Informationsmedium gesehen und er hat für bestimmte Zielgruppen durchaus seine Berechtigung. Die E-Mail-hat jedoch einige signifikante Vorteile:
- Schnelligkeit. Eine E-Mail kann auch noch wenige Stunden vor einer Veranstaltung verschickt werden und in Zeiten von Smartphones und Tablets ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der Empfänger auf die Veranstaltung aufmerksam wird. Und wenn er oder sie noch keine Pläne hat und die Veranstaltung interessant findet, haben Sie einen Besucher mehr.
- Aktualität. Gemeindebriefe werden in der Regel nur monatlich oder quartalsweise verteilt. Vom Zeitpunkt der Planung einer Veranstaltung bis der Gemeindebrief im Briefkasten des Empfängers liegt, vergehen also viele Wochen. Und häufig passiert, dass Veranstaltungenes in der Zwischenzeit abgesagt oder verschoben werden, die Zielgruppen aber lediglich über die Internetseite oder Aushänge informiert werden können.
- Höhere Aufmerksamkeit. Durch Bilder, eine gute Struktur und Links zu relevanten Inhalten erreicht man eine höhere Aufmerksamkeit beim Empfänger und regt zum weiterlesen an. Hier haben Sie Glück, dass die Newsletterfunktion im ChurchDesk Ihnen diese Arbeit abnimmt.
- Direkte Rückmeldungen und die Möglichkeit der Interaktion. Wenn ich einen Newsletter an unsere rund 1000 Nutzer in Deutschland schicke, habe ich innerhalb von wenigen Minuten die ersten fünf Rückmeldungen im Postfach. Der Empfänger hat also direkt die Möglichkeit mit Ihnen in Kontakt zu treten, Fragen zu stellen oder sein Interesse zu bekunden.
- Individualisierte Inhalte. Der Empfänger kann bei der Anmeldung selbst entscheiden, welche Inhalte für ihn interessant sind. Sie können im ChurchDesk Abonnentenlisten erstellen und der Empfänger kann bei der Anmeldung selbst entscheiden, welche Inhalte er erhalten möchte. Der Clou ist, dass der Newsletter für jeden Empfänger anders aussieht. Was soll nämlich ein frischgebackener Familienvater wie ich mit den Seniorennachmittagen oder den Unterrichtsterminen für den Konfirmandenunterricht?
- Sehr großer Mehrwert bei geringen Kosten. Die Produktion von gedruckten Medien kostet viel Zeit und Geld. Wenn die Inhalte zusammengetragen sind, braucht es in der Regel eine oder mehrere Redaktionssitzungen. Die Inhalte müssen in Form und Farbe gebracht werden oder zu einem Layouter gegeben werden. Anschließend muss alles gedruckt und verteilt bzw. verschickt werden. In dieser Zeit können die gleichen Personen unzählige Newsletter vorbereiten, da das korrekte Layout automatisch vom ChurchDesk generiert wird.
- Hohe Rücklaufquoten. Der Anteil der Menschen, die Newsletter öffnen und lesen, ist erstaunlich hoch, solange die Inhalte für sie relevant sind. Unsere Newsletter werden z.B. von etwa einem Drittel aller Empfänger geöffnet. Gelesen werden sie von rund 15%. Dies bedeutet bei z.B. 1000 Empfängern, dass sich 300 mit dem Inhalt auseinandergesetzt haben und dass wir eine aktive Leserschaft von rund 150 Menschen erreicht haben. Wenn wir einmal ganz zurückhaltend annehmen, dass nur jeder zehnte Leser sich für den Besuch einer Veranstaltung entscheidet, führt das also zu 15 zusätzlichen Besuchern. Mit der Zeit wächst der Abonnentenkreis natürlich und damit auch der Kreis derer, die Ihre Gemeinde besuchen. Für unsere Benutzergruppentreffen wurden z.B. rund 1000 Nutzer angeschrieben und wir kamen am Ende auf 70 Teilnehmer. Nicht schlecht für eine altmodische E-Mail, oder?
Grundsätzlich müssen zwei Dinge erfüllt sein, damit der Newsletter zum Erfolg führt. Erstens müssen die Empfänger damit einverstanden sein, dass Ihre Gemeinde ihnen einen Newsletter zukommen lässt und zweitens müssen die Inhalte für den Empfänger interessant und relevant sein.
Ein Newsletter ist eine Dienstleistung, kein Spam - wenn man es richtig macht!
Um sicherzustellen, dass die Empfänger ihren Newsletter auch wirklich erhalten wollen, empfehlen wir Ihnen, ein
Anmeldeformular auf der Internetseite zu nutzen und über die Möglichkeit eines Abonnements zu informieren. Auf diese Weise können sich Interessenten selbst anmelden und direkt festlegen, welche Informationen sie gern erhalten möchten. Zusätzlich sollten Sie die Menschen in Ihrer Gemeinde informieren, dass es nun zusätzlich zum Gemeindebrief die Möglichkeit gibt, einen Newsletter zu abonnieren. Unsere Gemeinden nutzen hierzu die Abkündigungen oder drucken in Plakaten, Gemeindebriefen, Programmen und ähnlichen Zusammenhängen auch immer einen Hinweis ab, dass es die Möglichkeit gibt, einen Newsletter zu abonnieren. Vergessen Sie in diesem Zusammenhang nicht, einen Direktlink zum Anmeldeformular abzudrucken. Die ganz Findigen nutzen zu diesem Zweck auch gern einen QR-Code. Diesen kann man auf Seiten wie dieser kostenlos erstellen. Mit einem Smartphone kann man dann direkt nach dem Gottesdienst den Code abfotografieren und der Interessent wird anschließend direkt zum Anmeldeformular weitergeleitet.
Natürlich können Sie Abonnenten auch manuell erstellen. Fragen Sie doch bei Gelegenheit Ihr Gegenüber, ob er oder sie Lust hätte einen Newsletter zu beziehen. Notieren Sie sich die Adresse, wenn die Person einverstanden ist und tragen Sie sie anschließend mit wenigen Klicks im ChurchDesk ein. Auf diese Weise können Sie im Laufe der Monate beachtliche Abonnentenlisten zusammenstellen. Und mit jedem weiteren Kontakt vergrößern Sie die Gruppe von Menschen, die Sie direkt mit Ihren Angeboten und Informationen erreichen können.
Abmeldungen kommen vor und müssen respektiert werden
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass Ihre Abonnenten sich jederzeit wieder von einem Newsletter abmelden können. ChurchDesk sorgt automatisch dafür, dass jede E-Mail, die Sie verschicken, einen Link enthält, über welchen sich ein Abonnent mit wenigen Klicks wieder abmelden kann, z.B. wenn jemand umzieht oder bestimmte Informationen als nicht mehr relevant einstuft. Dies ist beim klassichen Gemeindebrief wie bei allen Postwurfsendungen ein großes Problem. Sofern er einfach an alle Haushalte verteilt oder verschickt wird, haben die Empfänger keine Möglichkeit, sich auf einfache Art mit Ihrer Postwurfsendung einverstanden oder nicht einverstanden zu erklären. Die wenigsten rufen im Gemeindebüro an und bitten darum, die Zusendung zu unterlassen. Für die stille Meinungsäußerung muss in der Regel der direkte Weg in die Mülltonne herhalten, was natürlich schade um Mühe und Kosten für die Erstellung und Zustellung ist.
Der Inhalt machts - Zeigen Sie den Menschen, was Ihre Gemeinde wirklich ausmacht
Was die Relevanz der Inhalte betrifft, müssen Sie ggf. ein wenig ausprobieren, was Ihre Zielgruppe interessant 
findet. Unserer Erfahrung nach sind Veranstaltungen grundsätzlich für alle interessant. Sie sind der populärste Teil der Newsletter und glücklicherweise auch am einfachsten zu erstellen (mehr dazu in den folgenden Teilen). Bei redaktionellen Inhalten sind für Jugendliche und junge Familien Berichte über Freizeiten und Ausflüge sehr gefragt. Kirchenmusikinteressierte finden es in der Regel spannend, einige Hintergrundinformationen zu aufgeführten Werken zu erhalten. Viele bereiten sich auch gern auf ein Konzert vor, indem Sie schon einmal über Youtube o.Ä. reinhören, weshalb ein eingebundenes Video vielleicht Sinn machen würde. Viele lesen auch gern einen Monatsbericht vom Pastor und würden nach dem Gottesdienst gern die Predigt noch einmal nachlesen. Der Kreativität sind hier also keine Grenzen gesetzt. Eine Sache gilt jedoch für alle Newsletter, ob von Firmen, gemeinnützigen Organisationen, Vereinen oder eben Kirchengemeinden: Bilder erhöhen den Anteil der aktiven Leserschaft, da visuelle Inhalte an die emotionale Ebene des Empfängers appellieren. Wenn ich als junger Vater ein Bild von einer Horde fröhlich spielender Kinder sehe, haben Sie meinen Klick sicher.
Haben Sie Lust bekommen? In den nächsten Teilen zeige ich Ihnen, wie man mit wenigen Klicks einen Newsletter erstellt und wie man auf clevere und einfache Art Abonnenten für den Gemeindenewsletter gewinnt. Wenn Sie schon ganz ungeduldig und voller Tatendrang vor dem Rechner sitzen, können Sie mit Hilfe dieser Kurzeinführung durchstarten. Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, ist unsere Kundebetreuung für Sie da. Schreiben Sie uns wie gewohnt direkt aus dem System heraus an oder schicken Sie uns eine E-Mail an support@churchdesk.com.
