Die meisten Gemeinden kennen die alljährlich wiederkehrende Herausforderung, die neuen Konfirmanden anzumelden. Namen und Adressen müssen erfasst, Unterrichtsgruppen gebildet und Formulare unterschrieben werden. In einigen Gemeinden sorgt der alljährliche Papierkrieg für einen regelrechten Stillstand im Gemeindebüro und damit zu einem Verlust von wertvoller Arbeitszeit, die für die eigentliche Gemeindearbeit verloren geht. Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand einiger Praxisbeispiele, wie Anmeldungen einfacher und effektiver durchgeführt werden können.
Für die Gemeinden bringen die Konfirmandenanmeldungen jedes Jahr aufs Neue eine Vielzahl von Arbeitsschritten und damit eine unnötige Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter im Gemeindebüro mit sich. Wir haben in diesem Zusammenhang Morten Kastrup besucht. Er leitet das Gemeindebüro der Kirchengemeinden Karlslunde, Kastrup und Mosede. Von ihm wollten wir erfahren, wie man die Konfirmandenanmeldungen für die Mitarbeiter der Gemeinden einfacher und effektiver durchführen kann. Die Anmeldungen der neuen Konfirmanden werden seit kurzem mit Hilfe des ChurchDesks durchgeführt, was zu einer Reihe von Vorteilen für alle Beteiligten führt.
Anmeldungen sind nicht nur für die Konfirmanden interessant. Bei vielen Aktivitäten und Veranstaltungen kann es sinnvoll sein, dass Gemeindemitglieder und andere Interessierte ihr Interesse in Form einer Anmeldung bekunden. So können Sie zum Beispiel im Falle eines Sommerfests die Teilnehmerzahl abschätzen und abfragen, wer bei bestimmten Aktivitäten mithelfen kann. Viele Gemeinden wickeln auch die Bestellung von Konzertkarten über die Formulare des ChurchDesks ab.
Welche Arbeitsschritte erfordert die Anmeldung?
Die Konfirmandenanmeldung erforderte bisher eine ganze Reihe von Arbeitsschritten. Morten Kastrup zählt aus seiner Praxiserfahrung folgende auf:
- Die Anmeldung musste bisher persönlich, per E-Mail oder über das Ausfüllen eines gedruckten Formulars erfolgen.
- Die auf diese Weise erhobenen Daten müssen dann digitalisiert werden, z.B. in einer Excel-Liste, um die Daten zusammenzufassen und für die weitere Verarbeitung vorzubereiten. Bei von Hand ausgefüllten Formularen müssen die Daten mühsam abgeschrieben werden.
- E-Mail-Adressen und Kontaktdaten müssen registriert werden und in Verteilerlisten festgehalten werden, damit man die Konfirmanden später mit relevanten Informationen erreichen kann.
- Die Daten müssen in kirchliche Meldesysteme eingepflegt werden.
Laut Morten Kastrup entfaltet das ChurchDesk seinen Mehrwert in dem Moment, wenn Arbeitszeit eingespart wird:
"Das ganze ist richtig interessant für uns, weil wir das abschreiben und einpflegen von Daten komplett einsparen. Dadurch dass unsere Konfirmanden und ihre Eltern die Daten selbst auf der Internetseite eintragen, müssen wir die Daten lediglich auswerfen und weiterverwenden.“, erzählt Morten Kastrup.
Wie erleichtern Formulare die Anmeldung?
