Es ist wieder so weit. Tausende von Eltern in ganz Deutschland melden in diesen Wochen ihre Kinder zum Konfirmandenunterricht an. Eine Zeit, die von vielen mit großer Spannung erwartet wird. Doch mit der großen Freude kommt auch ein großer Verwaltungsaufwand auf die Mitarbeiter der Gemeinde zu.
Bei der Konfirmandenanmeldung mehr Zeit für die Gemeinde
Die evangelische Kirchengemeinde Frohnau hat sich vor rund anderthalb Jahren dazu entschieden, ChurchDesk einzuführen - unter anderem aus dem Grund, dass die Abwicklung solcher Aufgaben deutlich erleichtert werden kann. Während der heißen Phase der Konfirmandenanmeldungen kann es leicht dazu kommen, dass Mitarbeiter konstant damit beschäftigt sind, bei jeder persönlichen Anmeldung dieselben Informationen weiterzugeben und die gleichen Dinge immer wieder aufs Neue zu wiederholen. Anmeldedaten müssen ein- und übertragen werden und damit ist der alljährliche Papierkrieg eröffnet. Dies führt oft dazu, dass andere Vorgänge innerhalb der Gemeinde in dieser Zeit komplett lahmgelegt werden.
Sagen Sie dem Papierkrieg mit der Gemeinde Management Software den Kampf an
Die Formular-Funktion von ChurchDesk ermöglicht es, den Anmeldeprozess komplett online ablaufen zu lassen. "Das allererste Einrichten der Formulare hat ein wenig mehr Zeit in Anspruch genommen, obwohl der Vorgang an sich einfach zu bewerkstelligen ist", meint eine Mitarbeiterin der Gemeinde. Allerdings ginge es natürlich in erster Linie um die Entlastung auf lange Sicht. Mittlerweile benutzt die Kirchengemeinde die Formulare für die Konfirmandenanmeldung über das Internet das zweite Jahr in Folge und hat bereits die Erfahrungen von der ersten Anwendung umgesetzt, um den Prozess weiter zu verbessern.
Anfangs hätten einige Gemeindemitglieder das Onlineverfahren als unpersönlich empfunden, was die engagierten Mitarbeiter dazu veranlasst hat, dass Formular im zweiten Jahr mit mehr Erläuterungen zu versehen und persönlicher zu gestalten. Außerdem stehen sie natürlich immer noch für Nachfragen per Telefon zur Verfügung. Die meisten Menschen seien jedoch ohnehin bereits daran gewöhnt ihre Angelegenheiten und Aufgaben online zu erledigen und freuen sich darüber, dies auch außerhalb der doch recht eingeschränkten Büro-Öffnungszeiten tun zu können. Außerdem bleibt bei der persönlichen Begegnung in der Gemeinde nun viel mehr Zeit für inhaltliche Gespräche, da der Papierkram vorher schon von zu Hause aus abgewickelt wurde.
Eine Win-Win-Situation für Konfirmanden, Eltern und Mitarbeiter
Die Konfirmandenanmeldung online ist tatsächlich eine Win-Win- Situation. Während die Eltern ihre Kinder vollkommen flexibel und unabhängig von den mit ihren Arbeitszeiten kollidierenden Öffnungszeiten des Gemeindebüros für den Konfirmandenunterricht anmelden können, haben die Mitarbeiter in der Gemeinde mehr Zeit, sich anderen Dingen des Gemeindealltags zu widmen. Chaos durch unvollständige Informationen und Schwierigkeiten, die Familien zu erreichen, gehören der Vergangenheit an. Denn mit der Formular-Funktion von ChurchDesk ist alles an einem Ort gesammelt und erspart Ihnen lästige Doppeleingaben. Und die Konfirmandenanmeldung ist nicht der einzige Bereich, in dem das Formular zum Tragen kommt. Auch bei der Registrierung für Freizeiten und anderen Veranstaltungen hilft die Gemeinde Management Software.
Die evangelische Kirchengemeinde Frohnau macht es vor: Die Verwaltung lässt sich vereinfachen und mit dem richtigen Engagement am Anfang, wird die Digitalisierung von Gemeindeaufgaben auch ein Erfolg.
