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Videokonferenzen und Online-Meetings: Wie die Gemeindearbeit auch online funktioniert

Vi holder mange online møder i ChurchDesk

Online-Versammlungen und -Veranstaltungen sind heutzutage einfach und kostenlos. So können Sie auch in Ihrer Kirche gemeinsam weiterarbeiten, wenn alle Mitarbeitenden wegen des Corona-Virus zuhause bleiben - oder einfach so nicht vor Ort sein können.

Online-Meetings: Nicht nur für Krisenzeiten

Die kirchliche Arbeit kann auf vielfältige Weise weitergehen, wenn Sitzungen oder Versammlungen online stattfinden. Im Moment erleben wir das alle durch den neuen Corona-Virus, so dass es notwendig ist, dass wir uns nicht physisch treffen. Wenn es etwas zu besprechen oder zu entscheiden gibt, geht das aber trotzdem, inzwischen einfach und kostenlos. Online-Besprechungen können aber auch in normalen Zeiten eine sehr hilfreiche Arbeitsweise sein, einfach nicht alle vor Ort sein können. Die aktuelle Situation kann dazu beitragen, neue Möglichkeiten für alte Arbeitsweisen zu schaffen: Was Sie jetzt in Corona-Zeiten lernen, kann auch in ein paar Monaten Ihre Zusammenarbeit bereichern.

Bei ChurchDesk arbeiten wir wie gewohnt weiter, nur von zu Hause aus. Unser Unternehmen ist auf Home Office gut eingestellt, weil wir unsere Online-Werkzeuge schon seit Jahren für die Zusammenarbeit zwischen den Büros in Dänemark, Deutschland und Großbritannien nutzen. Wir verwenden im gesamten Unternehmen ein gemeinsames Kalendersystem und unsere Gruppenkommunikation ist online. Online-Meetings und Videokonferenzen mit Kunden und untereinander sind für uns schon länger Alltag (und in der Corona-Krise aktuell der Normalfall).

Kirchenveranstaltungen können auch online abgehalten werden

Wir haben bereits darüber geschrieben, wie Kirchen ihre Gottesdienste live übertragen können. Für die internen Besprechungen gibt es noch einfachere Lösungen, die Sie ohne Vorwissen und kostenlos nutzen können. Der Unterschied ist, dass in einer Online-Besprechung alle Teilnehmenden mitreden können. Vortragsabende und Studienkreise der eigenen Gemeinde zum Beispiel lassen sich so in einen Online-Raum übertragen, ohne sie gleich öffentlich live zu streamen. Aber auch Sitzungen des Kirchengemeinderats, Kirchenvorstandes oder Presbyteriums können online  stattfinden. Nur dass sich dann jede ihren eigenen Kaffee kochen muss. 😉

Es gibt dabei natürlich einige Dinge, die Sie beachten sollten:

  • Alle Teilnehmenden brauchen ein Smartphone und die entsprechende App oder einen Computer oder Laptop mit Webcam und Mikrofon;

  • schicken Sie den Meeting-Link rechtzeitig an alle, die teilnehmen sollen, und erinnern Sie kurz vorher noch einmal;

  • wenn Sie eingeladen haben, starten Sie das Meeting ein paar Minuten vor dem Termin, damit Sie alle Teilnehmenden begrüßen können.

Die meisten Lösungen für Online-Besprechungen stellen einen Link bereit, über den sich die Teilnehmenden einwählen können. Rechnen Sie damit, dass nicht jeder sofort mit Video und Ton zu sehen ist. Wenn die Teilnehmenden keine Routine mit Online-Meetings haben, sind die ersten fünf Minuten von Web-Konferenzen meistens der Lösung technischer Probleme gewidmet. Manche Anbieter haben eine zusätzliche Möglichkeit, sich über eine Telefonnummer akustisch dazuzuschalten. Das ist immer der letzte Ausweg, wenn bei irgendjemandem die Kamera, der Ton oder das Internet nicht funktionieren.

Diese Anbieter sind einfach zu bedienen und kostenlos

Damit Sie einen Online-Konferenzraum einrichten können, müssen Sie sich beim jeweiligen Anbieter registrieren. Die Teilnehmenden müssen das nicht, sondern bekommen von Ihnen den jeweiligen Besprechungslink zugeschickt. Sie wählen sich dann entweder über eine Webseite oder ein kleines installiertes eigenes Programm ein. Sie haben üblicherweise auch die Möglichkeit, allen Teilnehmenden Ihren Bildschirm zu zeigen, falls Sie beispielsweise eine Präsentation zeigen möchten.

Whereby: Der Anbieter Whereby bietet eine gute und kostenlose Lösung, deren Einrichtung etwa 5 Minuten dauert. In der kostenlosen Variante erhalten Sie einen kostenlosen Online-Besprechungsraum mit einem eigenen Besprechungslink und können bis zu vier Teilnehmer zusätzlich einladen.

Google Meet: Google hat ein eigenes Angebot für Videokonferenzen namens Google Meet (früher Hangouts). Es ist ebenfalls kostenlos und hat keine Einschränkungen bei der Zahl der Benutzer und der Dauer des Meetings. Wir nutzen das für ChurchDesk, wie Sie wissen, falls Sie schon einmal mit uns in einer Videokonferenz waren. Die einladende Person braucht ein (kostenloses) Google-Konto. Wenn Sie ein Android-Handy nutzen, haben Sie im Regelfall bereits eins. Auch hier bekommen Sie einen individuellen Besprechungslink, den Sie an alle Teilnehmenden schicken müssen.

Zoom: Einer der größten Anbieter von Videokonferenzen ist Zoom, die in ihrer kostenpflichtigen Version umfangreiche Möglichkeiten bereitstellen, Großveranstaltungen auszurichten, virtuelle Vorträge zu halten oder Webinare anzubieten. Es gibt einen Rahmenvertrag zwischen Zoom und der EKD, den die Stabsstelle Digitalisierung im Kirchenamt der EKD gerade erprobt. Wenn Sie daran Interesse haben, können Sie sich unter digital@ekd.de an die Stabsstelle Digitalisierung wenden.

Jitsi: Kostenlose, nicht-kommerzielle Open-Source-Lösung für Videokonferenzen gibt es auch. Eine gute Alternative für alle, die solche Lösungen bevorzugen, ist Jitsi, die über eine iOS- und Android-App und über den Internetbrowser benutzbar ist. Das funktioniert ohne Registrierung und ohne Anmeldung, so dass Sie spontan und schnell individuelle Besprechungsräume über selbstgewählte Anmelde-Worte einrichten können.

Es gibt noch viele weitere große und kleine Anbieter für Video-Konferenzen, die Sie im Internet finden, wie zum Beispiel GoToMeeting oder die Open-Source-Lösung BigBlueButton. Wenn Sie keine Moderations-Möglichkeiten brauchen und alle Teilnehmenden kennen, also keinen verschickbaren Link brauchen, können Sie auch alle Teilnehmenden über Skype anrufen. Auch dort können alle Teilnehmenden mit Webcam sichtbar sein.

Nicht die Einladung vergessen

Wenn Sie Online-Meetings abhalten, machen Sie ruhig einen Test vorab, zu dem Sie alle Teilnehmenden einladen. So können alle ihre Technik testen und sich an das Online-Meeting gewöhnen, ohne sich auf inhaltliche Arbeit zu konzentrieren. Denken Sie daran, allen zu sagen, wann und wo das Online-Meeting stattfindet! Verschicken Sie den Link und den Termin eher zu viel als einmal zu wenig. Sie können ChurchDesk dafür nutzen, indem Sie die interne Notiz im Kalender verwenden oder in ChurchDesk Kontakte eine Liste erstellen, an die sie den Termin und Link über SMS und E-Mail direkt verschicken können.

Topics: guide, corona

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