„Wir müssen unsere Kommunikation verbessern“, das war die Ausgangslage. Natürlich haben wir regelmäßige Dienstbesprechungen, aber dennoch kam es immer wieder dazu, dass Räume plötzlich doppelt belegt waren, oder wir einfach nicht wußten, wo die anderen Mitarbeitenden sind.
Dabei wollen wir im Team doch umeinander wissen
Ein gemeinsamer Google Kalender war keine wirkliche Lösung, zumal die Datenschutzbestimmungen der Kirche auch dagegen sprachen – und er auch umständlicher zu bedienen ist, wenn man ihn mit mehreren im Team verwenden will.
Eine eigene groupware laufen zu lassen hätte zusätzlichen Aufwand hardwareseitig und administratorisch bedeutet.
Wir brauchten etwas, wo Raum– und Terminplanungen gemeinsam koordiniert werden und wir besser gegenseitig umeinander wissen konnten.
Ausserdem haben wir verschiedene Listen mit Ehrenamtlichen, die aber nicht zentral einsichtig waren bzw. die jedes mal einzeln von abgefragt werden mussten.
Auch die verschiedenen Konfirmand*inn*en–Listen waren eher umständlich zu händeln.
Also machten wir uns auf die Suche nach einer Software, die uns helfen konnte. Ebenso waren Protokolle und andere Text–Dateien nicht einfach so zentral darstellbar, ebenso wenig wie beispielsweise Powerpoint–Präsentationen (z.B. für den Gottesdienst) oder Materialien für den Gemeindebrief.
Also haben wir uns auf die Suche nach einem System gemacht, das uns hier helfen konnte.
Welche Lösung ist die richtige für uns?
Bei Facebook haben wir unter anderem in den Gruppen „Kirche und Social Media“ und „Was mir im Predigerseminar keiner sagte...“ gefragt; dabei fanden wir viele Systeme – und haben festgestellt, dass auch andere mit ähnlichen Problemen zu kämpfen hatten.
Manches Gute kam aus dem angelsächsischen Sprachraum, aber nicht alle unserer Mitarbeitenden sind der englischen Sprache mächtig. Manches kam aus dem Bereich anderer Konfessionen, doch da gibt es bisweilen andere Anforderungsprofile.
Wichtig war uns, dass die, die die Software erstellen, sich auch mit landeskirchlichen Gepflogenheiten auskannten – die Macher*inn*en wußten, was wir brauchen. Zwei recht ähnliche Systeme konnten wir einen Monat ausprobieren – dann haben wir uns für ChurchDesk entschieden.
ChurchDesk bietet mehr als wir brauchten
Je mehr wir uns in ChurchDesk einarbeiten, desto leichter wird es – und schon locken die weiteren Möglichkeiten, die ChurchDesk bietet. Unsere Webseite, zur Zeit noch bei einem anderen Provider, werden wir sicherlich auf ChurchDesk umstellen. Allein die Tatsache, dass wir einen Termin eintragen und dies gleich auf der Webseite aktualisiert werden kann, ist schon genial!
Mit Sicherheit schöpfen wir ChurchDesk noch lange nicht aus; wir tasten uns voran!
Begeistert freilich sind die, die damit arbeiten, alle. Es vereinfacht den work flow.
Bei Sitzungen denken die Mitarbeitenden schon von selbst daran: „Trägst Du den Termin gleich bei ChurchDesk ein?“ ist zur Standardfrage geworden.
ChurchDesk gibt den Mitarbeitenden ein Stück Sicherheit
Jene, die nicht computeraffin sind, behelfen sich damit, dass sie sich beim Eintragen von Terminen von anderen helfen lassen – und durch die App immer wissen können, was gerade läuft.
Kreuzbuchungen eines Raumes bzw. die Enttäuschung, dass ein Raum nicht mehr frei ist, sind Vergangenheit.
Die anderen Module reizen wir zur Zeit noch nicht aus, aber schon jetzt ist absehbar, dass wir ChurchDesk weiter erkunden werden, und die Möglichkeiten in Zukunft noch mehr nutzen werden.
