Unser DSGVO Fahrplan bei ChurchDesk

Aktuell und auch über den 25. Mai 2018 hinaus, konzentrieren wir uns voll und ganz darauf, ChurchDesk zu optimieren, um die Einhaltung der neuen EU Richtlinien für Kirchen zu erleichtern. Mit diesem Artikel möchten wir darlegen was ChurchDesk unternimmt um Ihnen zu helfen, mit der DSGVO konform zu werden.

Hintergrund

Am 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) in Kraft, die auch Kirchen in stärkerem Maße unter Druck setzt, die personenbezogenen Daten der Bürger angemessen zu verwalten, zu schützen und zu löschen.

Bei ChurchDesk sehen wir die DSGVO als einen willkommenen Anlass, die im Laufe der Jahre angesammelten Daten zu bereinigen und an einem Ort zu sammeln. Mit ChurchDesk Kontakte können Sie alle Ihre Kontaktdaten in einem sicheren System speichern und außerdem sicherstellen, dass nur Personen mit entsprechender Berechtigung darauf zugreifen können. ChurchDesk Formulare ermöglicht es Personen, ihre Daten über einen sicheren Kanal zu übermitteln und zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind und nur entsprechend Berechtigte Zugriff auf ihre Daten haben.

Mit diesem Artikel möchten wir darlegen was ChurchDesk unternimmt, um Ihnen zu helfen DSGVO konform zu werden.

Einverständniserklärung

Ein Grundprinzip der DSGVO besteht darin, es einer Person leicht zu machen, zu entscheiden, was sie von Ihnen in Bezug auf Kommunikation erhalten möchte. Im Prinzip ist das absolut sinnvoll! Warum Informationen an Leute schicken, die davon nichts hören wollen?

Wir führen eine Lösung ein, die Ihnen dabei hilft, Einwilligungen mithilfe von ChurchDesk Formulare zu sammeln und diese automatisch in den entsprechenden Profilen in ChurchDesk Kontakte zu speichern.

Wenn Sie wissen, welche Personen über was informiert werden möchten, können Sie Ihre Kommunikation personalisieren und erreichen, dass mehr Personen Ihre E-Mails häufiger öffnen und lesen.

Unsere Zustimmungsfunktion protokolliert, wann und wie Sie die Einwilligung erhalten haben sowie die IP-Adresse des Einwilligenden. Diese Funktion ist auch für die Fotozustimmung nützlich.

Doppelte Zustimmung

Wir machen es Ihnen einfach, in Ihren Formularen doppelte Zustimmung zu aktivieren. So können Sie eine Person bitten, ihre Zustimmung zu bestätigen. Dies ist auch nützlich, wenn Sie bereits erteilte Erlaubnisse aktualisieren wollen - d.h. wenn sich die erforderliche Zustimmung geändert hat oder unzureichend dokumentiert ist.

Datenschutz-Seite

Wie alle Organisationen ist die Kirche verpflichtet, darüber zu informieren und zu dokumentieren, wie sie Daten verarbeitet, wer dafür verantwortlich ist, diese zu schützen, wie lange Daten gespeichert sind, usw. Um diese Dokumentation leicht zu finden, wird empfohlen, immer einen Link zu den entsprechenden Datenschutz-Informationen einzufügen, wenn Daten gesammelt werden.

Um Ihnen dies zu vereinfachen, werden wir Ihnen helfen, die Datenschutz-Seite unter Ihren Einstellungen zu definieren. Dann fügt ChurchDesk automatisch den Link in allen Formularen, Ihrer Internetseite, usw. ein.

Kontrolle von Zugang und Erlaubnissen

Heute können Sie bereits entscheiden, wer Zugang zu ChurchDesk Kontakte haben soll, und somit eine Zugangskontrolle für persönlichen Daten. Wir fügen jedoch jetzt eine weitere Berechtigungsstufe hinzu, um sicherzustellen, dass mehr Benutzer mit ChurchDesk Kontakte arbeiten können, ohne sensible oder vertrauliche Daten zu gefährden.

Als Organisations-Administrator können Sie bald vertrauliche Felder in ChurchDesk Kontakte einfügen. Wenn Sie ein Feld als "sensibel" markieren, stellen Sie sicher, dass nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung "Kann auf sensible Informationen zugreifen" in ChurchDesk Kontakte diese Felder einsehen können. Dies ermöglicht es, dass Benutzer Kontaktprofile öffnen können, um Nachrichten zu senden, ohne dabei Zugriff auf persönliche Daten wie medizinische Anmerkungen und andere vertrauliche Angaben zu haben.

Kontaktdaten einsehen und exportieren

Die DSGVO beinhaltet das Grundrecht für Personen, auf ihre Daten zuzugreifen und diese Informationen in einem elektronischen Format zu erhalten. Heute können Sie bereits die Daten eines Benutzers oder Kontakts anfordern, indem Sie an support@churchdesk.com schreiben.

Um die Abfrage einfacher und direkter zu machen, führen wir einen Weg ein, wie Sie einfach alle Daten in ChurchDesk für einen bestimmten Kontakt herunterladen können. Mit einem Klick auf diesen Button sammeln wir alle Daten automatisch und stellen sie sofort zum Herunterladen bereit.

Sollten Sie bereits vorher Anfragen erhalten, wenden Sie sich einfach an uns. Wir helfen gerne beim Export.

FAQ

Wir freuen uns über die Fragen, die wir bereits erhalten haben! Sie finden nachfolgend einige der häufigsten Fragen beantwortet.

Wann ist die Datenverarbeitungsvereinbarung verfügbar?

Als Kirche benötigen Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit allen Software-Anbietern, die Sie für den Umgang mit personenbezogenen Daten verwenden.

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung ist im ChurchDesk System kostenlos zugänglich.

Wie unterzeichnen wir die Datenverarbeitungsvereinbarung?

Mit der DSGVO führen wir innerhalb des ChurchDesk-Systems einen Bereich ein, in dem alle Organisations-Administratoren die erforderlichen rechtlichen Dokumente einsehen, überprüfen und unterzeichnen können.

Wann aktualisiert ChurchDesk die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung?

Die Rechtsdokumente sind bereits innerhalb des ChurchDesk-Systems kostenlos verfügbar. Wir haben mit der DSGVO in ChurchDesk auch einen Rechtsbereich eingeführt, in dem alle Organisations-Administratoren auf erforderliche Rechtsdokumente einschließlich der Datenverarbeitungsvereinbarung zugreifen und diese unterzeichnen können.

Wird ChurchDesk Informationsmaterial zur Verfügung stellen, das uns helfen kann, Rechtskonformität zu erreichen?

Wir haben bereits umfangreiches Material zur DSGVO veröffentlicht, einschließlich eines kostenlosen Leitfadens mit Hintergrundinformationen, Beispielen und praktischen Ratschlägen. Wir haben auch Webinare gehalten, um zu zeigen, wie Sie in Ihrer Kirche die DSGVO umsetzen können. Da wir die oben erwähnten DSGVO-Funktionen bereitstellen, werden wir auch entsprechende Hilfeartikel verfassen, in denen erklärt wird, wie Sie mit diesen Funktionen angemessen arbeiten können.

Wird ChurchDesk das "Recht auf Vergessenwerden" erfüllen können?

Ja! Bereits heute können Sie beantragen, dass Kontakte und Benutzer vollständig aus ChurchDesk und zugehörigen Backups gelöscht werden. Stellen Sie einfach eine Anfrage an support@churchdesk.com - wir übernehmen das für Sie, um versehentliche Löschungen zu vermeiden.

Brauchen Sie Rat oder Hilfe?

Wir sind da um Ihnen zu helfen, sich auf den 25. Mai 2018 vorzubereiten und sicherzustellen, dass Ihre Kirche die Anforderungen der DSGVO erfolgreich umsetzt.

Wenn Sie nicht bereits mit der Umsetzung begonnen haben, empfehlen wir Ihnen dringend, mit den ersten Schritten zu beginnen, da zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen sind und wir nur möchten, dass Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und Ihre Kirche reibungslos leiten können. Wir sind da, wenn Sie Fragen haben. Senden Sie uns einfach eine E-Mail an support@churchdesk.com oder rufen Sie uns an: Telefon 03222 1097465.