Früher war es in der Evangelischen Genezareth-Gemeinde Erkner klar: wenn etwas anstand, konnte man sich dafür an der Korkwand im Gemeindezentrum in eine Liste eintragen. Oder der verantwortliche Mitarbeiter ging mit einem Zettel herum. Kuchen für Gemeindefeste wurden auf diese Weise genauso organisiert wie gemeinsame Ausflüge oder Dienste bei besonderen Veranstaltungen.
Wie sich eine Kirchengemeinde immer mehr von der Zettelwirtschaft verabschiedet
Nun ist die Korkwand oder ein Mitarbeiter nicht immer verfügbar, wenn einem einfällt, dass man doch einen Nudelsalat für das Kindergartenfest beisteuern kann. Und man ist ja auch nicht jeden Tag im Gemeindehaus, um neue Listen zu entdecken. Jeden möglichen Interessenten einzeln anzufragen verlangt zudem den Mitarbeitern viel Zeit ab.
Ein Problem, das in der Gemeinde aus dem Berliner Großraum mehr und mehr der Vergangenheit angehört. Denn sie nutzt die neue Formularfunktion von ChurchDesk, die es ihr ermöglicht, die Korkwand-Zettel ins Internet zu verlagern und zudem per Mail interessierte Menschen darauf aufmerksam zu machen. Das Ausfüllen des Formulars erlaubt den Nutzern dabei eine sofortige Antwort - unabhängig von den Öffnungszeiten des Gemeindehauses.
Und durch die Verwendung spezifischer Felder im Formular können neuerdings zusätzlich zu den normalen Daten beispielsweise auch die Teilnehmerzahlen für Ausflüge eingetragen werden. Ein Umstand, der die Arbeitsabläufe von Mitarbeitern nach eigener Aussage deutlich vereinfacht. So auch von Dagmar Müller.
Große Auswahl – geringer Aufwand
“Die neue Formularfunktion ist ideal für offene Fragen - vor allem, wenn man verschiedene Rückmeldungen braucht” so die engagierte Ehrenamtliche. Die neuen Funktionen habe sie sofort intuitiv verstanden und in ihre Formulare eingefügt. “Es ist schön, dass man so eine große Auswahl hat. Man kann sich da viel einfallen lassen, auch über den Alltagsgebrauch hinaus. Und es passt am Ende vom Gesamteindruck”, so Müller.
Entlastung für die Mitarbeiter – Gewinn für die Mitglieder
Die Möglichkeit, Formulare nun auch personenbezogen zu versenden, erleichtert zudem die Gemeindearbeit. Eingetroffene Anfragen müssen nicht mehr erst an die zuständige Person weitergeleitet werden, sondern finden den direkten Weg. Eine vertrauliche Gesprächsanfrage an den Pfarrer passiert so beispielsweise nicht erst den Tisch eines Mitarbeiters. Die Vertraulichkeit bleibt auf diese Weise gewahrt und die Arbeitsprozesse im Mitarbeiter-Team werden entlastet.
Einfache Nutzung
Die Formulare sind dabei nicht mehr direkt in die Homepage implementiert, was es einfach macht, neue Formulare zu entwickeln und diese sowohl auf der Homepage einzufügen als auch zielgerichtet via E-Mail zu versenden. Auf diese Weise können die betreffenden Formulare neuerdings auch im Newsletter untergebracht werden oder an ausgewählte Kontakten gesendet werden.
Ferner eröffnet die erweiterte Zusammenarbeit mit der Kontakte-Funktion zusätzliche Möglichkeiten, Aufwand für die Mitarbeiter zu reduzieren und gleichzeitig Mitgliedern relevante Nachrichten zukommen zu lassen. Wer bspw. bei einem Familienwochenende mitfährt -und dementsprechend ein Formular benutzt hat, dem das Schlüsselwort Familienwochenende beigefügt ist- kann fortan auch zu allen kommenden Familienaktionen eingeladen werden, da auch sein Kontakteintrag mit dem entsprechenden Schlüsselwort versehen wurde.
Persönliche Note möglich
Aber auch die personalisierbaren E-Mail-Benachrichtigungen nach dem Versand eines Formulars geben der Gemeinde neue Möglichkeiten an die Hand. So können beispielsweise Ausflugs-Teilnehmer mit einem “Klasse, dass du dabei bist” zielgerichtet von Dagmar Müller begrüßt und schon vor Ausflugsbeginn auf die Fahrt eingestimmt werden. “Dadurch wird es freundlicher und persönlicher” findet Müller.
Viele neue Möglichkeiten, die in der Genezareth Gemeinde in Erkner eins klar machen: wenn etwas ansteht, kann man sich dafür immer noch eintragen. Nur jetzt rund um die Uhr und von überall - und nicht mehr nur auf der Korkwand.
