Die Kirchengemeinde Schenefeld nutzt seit Kurzem die Gemeinde Management Software von ChurchDesk für die Gemeindearbeit. In den folgenden Zeilen erzählt Ragnar Weingarten, Jugendwart, wie er ChurchDesk einsetzt und wie die Gemeinde die ersten Monate erlebt hat.
Die Kirchengemeinde Schenefeld im Kirchenkreis Rendsburg-Eckernförde ist trotz ländlicher Strukturen und dem mit seinen typischen Herausforderungen einhergehenden demographischen Wandel eine lebendige Gemeinde in Schleswig-Holstein. Seit Februar 2015 nutzt die Gemeinde die Mangement Software von ChurchDesk, um die interne Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit mit den digitalen Funtkionen effektiver und ansprechender zu gestalten. Vor allem der Kontakt zu den Mitgliedern der Gemeinde, den Bürgern des Ortes um für diese da zu sein, ist für die Gemeinde sehr wichtig. Dazu gehört natürlich auch der Kontakt über das Internet und hier kommt ChurchDesk ins Spiel.
Eine Software für alle Kommunikationsaufgaben
„Ein wichtiger Teil unserer Arbeit besteht darin, unsere Gruppen mit Informationen zu versorgen. Dies sind unter anderem rund 150 Pfadfinder und 40 Jugendkreisler. Hierfür mussten bisher viele Kommunikationskanäle wie Internetseite, soziale Medien oder E-Mail-Verteiler gepflegt werden. Wir wollten jedoch alles in einem System zusammenfassen. Hier hat sich ChurchDesk als sinnvolle Lösung erwiesen“, berichtet Herr Weingarten aus seinem bisherigen Arbeitsalltag.
Ein wichtiger Aspekt von ChurchDesk ist die Integration vieler unterschiedlicher Funktionen in dem "Alles-in-einem-System". So ist der Kalender mit vielen Kommunikationskanälen wie der Internetseite, sozialen Medien, dem Newsletter u.Ä. verbunden. Wenn also in der täglichen Arbeit Ereignisse aus der Gemeinde eingegeben werden, können diese automatisch in sämtliche Kanäle ausgespielt werden. Auf diese Weise werden manuelle Übertragungen und das Pflegen unterschiedlicher Kanäle vermieden.
Zeit sparen bei interner Kommunikation und Gemeindearbeit
Auch bei der internen Kommunikation macht sich die Arbeit mit ChurchDesk positiv bemerkbar. „In unserem wöchentlichen Mitarbeitertreffen verging ein Großteil der Zeit mit dem Absprechen von Terminen, die anschließend protokolliert wurden“, erinnert sich Herr Weingarten. „Die Mitarbeiterbesprechung findet nun natürlich immer noch statt. Termine stehen jedoch schon im Vorfeld fest, weil sie bereits im ChurchDesk Kalender eingetragen sind. Dadurch rückt die eigentliche Terminplanung in den Hintergrund und wir haben mehr Zeit für inhaltliche Dinge“, berichtet Herr Weingarten weiter.
Der wichtigste Aspekt der Plattform ist für die Gemeinde zur Zeit jedoch die Gemeindearbeit außerhalb des Mitarbeiterkreises. So wird auch die Kalenderfunktion vor allem dafür genutzt, Interessengruppen mit Informationen zu aktuellen Veranstaltungen und Aktivitäten zu versorgen. „Es geht uns vor allem darum, externe Nutzer der Gemeinde zu informieren. Und wir stellen bereits jetzt fest, dass ein Teil unserer Senioren beginnt, sich über die Internetseite zu informieren, wohingegen unsere Jugendlichen sich eher unseren Newsletter abgreifen“, erzählt Herr Weingarten.
Nachdem der Start zügig über die Bühne gegangen ist, geht es für die Gemeinde nun darum, die Gemeinde Management Software arbeitsteiliger aufzustellen. „In der Zukunft wünsche ich mir, dass mehr Nutzer an der Plattform mitarbeiten. Und dann gibt es ja noch einige interessante Funktionen, z.B. die Formulare, die ich gern für die Pfadfinderanmeldungen nutzen würde, um Papierverbrauch und Verwaltungsaufwand zu reduzieren“, skizziert Herr Weingarten seine Ideen für die weitere Entwicklung.
