ChurchDesk entwickelt sich weiter. Mit dem Kontaktemodul haben wir vor einigen Monaten eine wichtige große Neuerung implementiert, die es Gemeinden ermöglicht, auf einfache Weise mit ihren Mitgliedern in Kontakt zu treten, um die Botschaft der Kirchengemeinde zu verbreiten und auf die Angebote der Kirchengemeinde aufmerksam zu machen. Mit der neuen Importfunktion wurde nun ein wichtiger Baustein implementiert, damit Sie Ihre bisherigen Kontaktlisten endlich auch mit ChurchDesk nutzen können. Die neue Importfunktion gehört damit zu den ersten Neuentwicklungen in einer Reihe von Erweiterungen für das Kontaktemodul, die bereits fest im aktuellen Entwicklungsplan verankert sind.
Das Kontaktemodul ist inzwischen für viele Gemeinden ein wichtiges Werkzeug für die Kommunikation mit ihren Gemeindemitgliedern und anderen relevanten Zielgruppen geworden. Unsere Gemeinden informieren hier über Verteilerlisten interessierte Zielgruppen über aktuelle Veranstaltungen, z.B. im Rahmen eines Kirchenmusiknewsletters oder indem Tauffamilien des letzten Jahres mit Angeboten aus der Kinder- und Jugendarbeit angeschrieben werden. Das gleiche gilt für den Versand von Nachrichten, Predigten, Berichten und andere Redaktionelle Inhalte über die integrierte Blogfunktion. Eine der großen Stärken des Kontaktemoduls ist es, dass alle relevanten Kontakte der Gemeinde an einer Stelle abgelegt werden können und in relevante Segmente eingeteilt werden können. Wenn ich also eine Jugendfreizeit geplant habe, kann ich in wenigen Minuten eine ansprechende E-Mail erstellen und zu diesem Ereignis einladen. Und da das Kontaktemodul vollständig mit dem Kalender und der Internetseite von ChurchDesk integriert ist, kann ich mit wenigen Klicks auch noch weitere Veranstaltungen oder Blogbeiträge aus einem bestimmten Themenbereich an die E-Mail mit anhängen, um meinen Zielgruppen die Angebote in der Gemeinde transparent und schön aufgebreitet näher zu bringen. Das bisherige manuelle Erstellen von Inhalten nur für den Zweck eines Newsletters entfällt damit weitgehend.
Ob Dienstleisterverzeichnis oder Kontaktdaten von Gruppenmitgliedern - Kontakte sind für viele Dinge nützlich
Die Kontakte werden aber auch für viele andere Dinge genutzt. Zum Beispiel entwickelt sich das Kontaktemodul zunehmend zur zentralen Kontaktdatenbank der Gemeinde. Wie hieß etwa noch mal die Heizungsbaufirma, die letztes mal die Heizung repariert hat? Oder ich muss noch schnell eine Info an den Kirchengemeinderat schicken, wo sind denn noch mal die Kontaktdaten der Mitglieder? Da Arbeitsgruppen und Gremien in entsprechenden Segmenten hinterlegt werden können, kann man nun in Windeseile eine Gruppennachricht an alle relevanten Empfänger rausschicken.
Bisher konnten Kontakte lediglich auf zwei Arten erstellt werden: Über ein Anmeldeformular auf der Internetseite konnten sich Interessierte für einen Newsletter anmelden, wonach die Kontaktinformationen automatisch ins Kontaktemodul aufgenommen wurden. Außerdem können Kontakte einfach einzeln erstellt werden, z.B. wenn man in einem Taufgespräch die Kontaktdaten der Tauffamilie erfassen möchte. Was passiert jedoch mit all den Kontakten, die man in der Vergangenheit bereits mühsam in Outlookverteilern und Excellisten gesammelt hat?
Zwei Varianten für einen einfachen Import von bestehenden Kontakten
Mit der neuen Import-Funktion lassen sich die Kontakte nun ganz einfach aus einer bestehenden List ins Kontaktemodul importieren. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Über den vollständigen Import lassen sich sämtliche Kontaktdaten erfassen, z.B. die Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer und das Geburtsdatum. Die Daten müssen lediglich in einer Excelliste vorliegen. Sollten die Daten in anderen System vorgehalten werden, müssen sie lediglich zu Excel exportiert werden (die meisten Drittanbietersysteme bieten eine derartige Funktion) und können anschließend zu ChurchDesk importiert werden, indem die entsprechende Liste hochgeladen wird. Für den Fall, dass die Daten nicht korrekt erfasst werden sollten, bietet ChurchDesk auch eine Excelvorlage an, die für den Import genutzt werden kann. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass die Daten vollständig und fehlerfrei importiert werden können.
Ferner gibt es auch die Möglichkeit einen Import über unsere neue Kopieren/Einfügen-Funktion durchzuführen. Diese Möglichkeit ist dann sinnvoll, wenn lediglich bestimmte Informationen wie der Name und die E-Mail-Adresse hinzugefügt werden sollen. Auf diese Weise erspart man sich die Vorbereitung einer Exceldatei, indem man direkt nur bestimmte Daten über das Kopieren in die Zwischenablage aus einer Tabelle einfügen kann.
Die Importfunktion erleichtern den Einstieg in das Kontaktemodul und den Umstieg zu ChurchDesk
Sowohl für Neukunden als auch für Bestandskunden, die das Kontaktemodul bisher noch nicht nutzen, weil die Übertragung von Kontakten bisher eine gewisse Hürde darstellte, wird der Übergang von bisherigen Systemen wesentlich einfacher. Gerade Gemeinden, die bereits umfangreiche Kontaktlisten angelegt hatten, können jetzt mit wenigen Klicks ihre Datenbanken in die neue Arbeitsumgebung übertragen und direkt mit der inhaltlichen Arbeit loslegen. Auf diese Weise wird es außerdem wesentlich einfacher, umfangreiche Kontaktlisten aufzubauen, die für eine zeitgemäße E-Mail-Kommunikation zwingend notwendig sind. So können z.B. auch Kontaktlisten aus anderen Quellen, wie Anmeldelisten für Seminare und Vorträge, Freizeiten oder Gruppenprojekte schnell in das Kontaktemodul übernommen werden, um anschließend den Kontakt zu den Mitwirkenden aufrecht zu erhalten.
Möchten Sie mehr über die Arbeit mit dem Kontaktemodul erfahren?
Wenn Sie mehr über die Arbeit mit Kontakten und unsere neue Importfunktion erfahren möchten, können Sie sich einfach in unserem Helpdesk umschauen. Die folgenden Links helfen Ihnen direkt weiter:
Mehr Informationen zur Arbeit mit dem Kontaktemodul
Mehr Informationen zur Arbeit mit der neuen Import-Funktion
Für Rückfragen steht Ihnen natürlich auch immer unsere Kundenbetreuung zur Verfügung. Schreiben Sie unsere Kollegen einfach direkt aus dem System über die Hilfe-Funktion an oder melden Sie sich per E-Mail an support@churchdesk.com bei uns.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit den neuen Möglichkeiten!
