Auch wenn die Kirchensteuer-Einnahmen gerade aufgrund der starken Konjunktur noch nicht allerorts zurückgehen, so wird sich doch nahezu jede Kirchengemeinde wohl in der Zukunft daran gewöhnen müssen, Arbeitsbereiche über Spenden zu finanzieren.
In einem vorhergehenden Artikel haben wir Ihnen bereits erklärt, wie Sie ein erfolgreiches Fundraising-Projekt durchführen. Doch der sicherste Weg zu mehr Spenden-Einnahmen liegt vielmehr in der Pflege der bereits bestehenden Spender. Der nicht zu verachtende Vorteil ist offensichtlich: Sie haben bereits die Spender zum Geben überzeugen können. Nun müssen Sie das nur noch wiederholen – was bedeutend weniger Aufwand erfordern sollte.
Ein Spender-Pflege-System zahlt sich gleich mehrfach aus: einerseits erhöhen Sie Ihre Spendeneingänge, andererseits binden Sie Menschen unmittelbar in Ihre Gemeindearbeit ein und hilft, Ihre Projekte über den Kreis der Mitarbeitenden hinaus zu kommunizieren.
Und mit diesen sechs Schritten etablieren Sie ein Spender-Pflege-System in Ihrer Gemeinde, das Ihre Spendeneinnahmen dauerhaft erhöht.
(Eine Bemerkung zur Wortwahl vorweg: Wir wissen, dass viele Spenden von Frauen getätigt werden – der Einfachheit halber sprechen wir hier fortan jedoch nur rein funktional von “der Spender” und schließen dort selbstverständlich alle spendenden Personen ein.)
Schritt 1: Der Spender spendet an Ihre Gemeinde
Spender-Pflege beginnt in dem Moment, in dem ein Spender an Ihre Gemeinde spendet. Wer der Spender ist und wie viel er gibt, sollte fortan Ihre Pflege-Strategie bestimmen. Zum Beispiel wird ein großer Wohltäter, der häufig Ihrer Gemeinde spendet, abweichende Spender-Pflege-Techniken erfordern als ein überraschender Spender im mittleren Einkommensbereich ohne vorherige Beziehungen zu Ihrer Kirchengemeinde.
Sie können diese frühe Phase verwenden, um neue Spender in Ihre Kontaktdatenbank einzupflegen oder Ihre aktuellen Spenderprofile zu aktualisieren, basierend auf der Größe und dem Timing der Zuwendung. Wenn Sie ChurchDesk-Fundraising verwenden, liegen die Kontaktdaten bereits mit der Spende in Ihrer Kontake-Datenbank und Sie können sie mit Tags und Notizen versehen.
Schritt 2: Danken Sie dem Spender für die Gabe
Sobald ein Spender gibt, ist das Erste, was Sie tun sollten, ihm für seine Großzügigkeit zu danken. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Spendern danken, bevor Sie weitermachen. Dankbarkeit zeigt, dass Sie die Spende schätzen.
Dieses erste Danke sollte persönlich und aufrichtig sein - aber es ist nur der Anfang der Dankbarkeit, die Sie während des Spender-Pflege-Prozesses ausdrücken werden. Sehen Sie dieses erste Dankeschön einfach als Ausgangspunkt in einem immer mehr beteiligenden Prozess mit den Spendern.
Danken Sie immer dem Spender - auch unabhängig von der Größe der Spende! Und kommunizieren Sie Ihr Dankeschön auf demselben Kanal, den der Spender nutzte. Online-Spender, zum Beispiel, können E-Mail-Kommunikation bevorzugen. ChurchDesk bietet Ihnen hier eine Vielzahl an Möglichkeiten vom Start weg!
Schritt 3: Bestätigen Sie die Absichten und Erwartungen des Spenders
Wenn Sie Ihr Fundraising richtig kultiviert haben, sollten Sie ein Verständnis für die Erwartungen des Spenders haben, bevor Sie eine finanzielle Zuwendung erbitten. Dieser dritte Schritt ist nun jedoch eine Chance, die Absichten und Erwartungen Ihres Spenders zu bestätigen oder sich über die Motivationen eines neuen Spenders zu informieren. Je besser Sie die Absichten Ihres Spenders verstehen, desto besser können Sie ihre Gabe verwalten, damit die Spenden der Sache helfen, für die sie sich am meisten interessieren.
Ein Spender kann beispielsweise deshalb Ihre Ferienspiele unterstützen, weil ihm die Betreuung benachteiligter Kinder ein wichtiges Anliegen ist. Einem anderen Spender könnte wichtig sein, dass christliche Inhalte verkündigt werden. Beides sind berechtigte Anliegen – und Sie sollten den Spendern direkt gemäß dem Spendenzweck bestätigen, was die Mittel bewirken und ermöglichen werden. Menschen spenden selten, um das Geld zu verteilen, sondern viel eher, um mit dem Geld eine von ihnen gewünschte Handlung zu ermöglichen.
Schritt 4: Personalisieren Sie den Spender und pflegen Sie Ihre Datenbank
Basierend auf der Gabe des Spenders und seiner Erwartungen sollten Sie ihn in Ihren Unterlagen kategorisieren. Manchem Spender kann es wichtig sein, auch öffentlich genannt zu werden – während die meisten jedoch lieber im Hintergrund bleiben. Sollte sich der Spender über kurze Nachrichten oder ein persönliches „Auf dem Laufenden Halten“ freuen – fügen Sie diese Notiz Ihrer Datenbank zu – und senden Sie ihm so später weiter relevante Informationen zu. Durch sinnvolle Tags (Notizen) in Ihrer ChurchDesk-Kontakte-Funktion können Sie später per Knopfdruck den Informationsfluss genau dosieren – viel Kontakt für Kontaktfreudige, weniger Ansprache für Menschen, die dies nicht wünschen. Alles hängt von dem Spender und der Spende ab.
Schritt 5: Melden Sie dem Spender die Auswirkungen der Spende
Warum spenden Spender Ihrer Gemeinde? Um die Kirche, die Aktionen, Freizeiten oder Events zu unterstützen, die sie interessieren.
Die Berichterstattung über die Auswirkungen der Spende ist entscheidend für die Erfüllung der Erwartungen Ihres Spenders. Dies kann beispielsweise in einem Spenden-Newsletter geschehen oder auf Ihrer Gemeinde-Homepage. Ihr Bericht sollte auf alle Fälle sachlich korrekt, aber emotional-begeistert gefärbt sein. Sie könnten beispielsweise ein regelmäßiges Update senden, bei dem ein Empfänger der Zuwendung dargestellt wird – zum Beispiel eine Jugendfreizeit-Teilnehmerin, ein Mitarbeiter der Ferienaktion oder der Jugenddiakon, der über die Renovierung des Jugendraums berichtet. Füge Sie ein Bild von dieser Person hinzu, die von der Hilfe direkt profitiert, und erklären Sie, wie die Gabe des Spenders direkt zu einer positiven Veränderung für diese Person führte.
Das Ausmaß der Berichte sollte auch durch die Spende bestimmt werden. Es wäre angebracht, einen großen Geber anzurufen, um ihn persönlich auf den neuesten Stand zu bringen, wie seine Spende ein neues Zuhause für eine Familie in Not in der Partner-Kirchengemeinde baute.
Ihre neuen und kleineren Spender verdienen es, die Auswirkungen ihrer Gabe genauso zu sehen. Allerdings können Sie in diesen Fällen E-Mails senden oder eine Massenaktualisierung auf den Social Media Kanälen veröffentlichen.
Schritt 6: Führen Sie den Kultivierungsprozess fort
Sobald Sie einen Spender intensiv gepflegt haben, sollte er Ihr Engagement schätzen und verstehen, wie wichtig seine Beiträge sind, um Menschen und Ihrer Gemeinde zu helfen - und einen echten Unterschied zu bewirken.
Jetzt müssen Sie sinnvollerweise anfangen, ihn auf die nächste Spende hin zu „kultivieren“. Ein starker Spender-Pflege-Prozess sollte Ihnen helfen, Ihre Spender zu behalten und ihr Spenden-Level zu erhöhen.
Denken Sie daran: Der Spender-Pflege-Prozess kann viele Monate dauern. Die Kultivierung sollte erst beginnen, wenn ein Spender gründlich kontaktiert, anständig bedankt, eingeordnet und aktualisiert wurde.
