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Neel Hastoft Carlsen: Digitale Konfirmandenanmeldungen - eine tolle Erfahrung für alle Beteiligten

Konfirmandenzeit und Konfirmation gehören zu den wichtigsten Ereignissen im Leben eines jungen Christen. Die Anmeldung ist eigentlich nur eine Formalität. Oder nicht?

Die digitale Konfirmandenanmeldung ist eine tolle, neue Erfahrung für die Konfirmanden, ihre Eltern und die Kirchengemeinde. Für die Mitarbeiter der Gemeinde ist es nun einfacher, den Überblick über Kontaktdaten und die laufende Kommunikation zu behalten.

Neel Hastoft Carlsen, Gemeindesekretärin"Ich erhoffe mir, dass die kleinen Irritationen endlich der Vergangenheit angehören, wenn wir die Anmeldungen digitalisieren“, erzählt Neel Hastoft Carlsen, Gemeindesekretärin der Kirchengemeinde Store Magleby in Dänemark. "Und die Eltern erleben einen innovativen Service, den sie von einer Kirchengemeinde so nicht erwartet hätten und welcher ihnen Zeit und das aufwändige Ausfüllen von Formularen erspart". Wir haben mit einigen Gemeinden gesprochen, die ChurchDesk für ihre tägliche Arbeit nutzen - insbesondere, wie die Anmeldung von Konfirmanden gehandhabt wird.

Die Gemeinde wird die Konfirmanden für das kommende Jahr mit Hilfe von ChurchDesk registrieren. „Wir führen die Anmeldung der Konfirmanden bisher an drei größeren Abendveranstaltungen durch. Hier werden von unseren Pastoren unterschiedliche Formulare vorbereitet und dann von den Teilnehmern ausgefüllt, wonach die eigentliche Arbeit aber erst anfängt. Wenn wir die Unterlagen zurückbekommen, fehlt eigentlich immer etwas. Einige schreiben Dinge falsch auf und andere füllen die Formulare gar nicht erst aus. Und wenn dann z.B. eine Telefonnummer fehlt, wird es wirklich kompliziert, wenn wir die entsprechenden Personen erreichen wollen.“

Der persönliche Kontakt ist nach wie vor wichtig

Viele Kirchengemeinden arbeiten daran, die Anmeldeprozedur für den Konfirmandenunterricht zu einem besseren Erlebnis für Konfirmanden und Eltern zu machen. „Unsere Pastoren haben immer darauf bestanden, dass die Anmeldung persönlich erfolgen soll, damit Gespräche geführt werden können und man sich schon einmal kennenlernen kann. Nun veranstalten wir statt der Anmeldungsabende einen Tag der offenen Tür, wo Konfirmanden und Eltern unsere Pastoren kennenlernen können. Nun wird es also endlich persönlich - und zwar ohne den ganzen Papierkrieg bei der Anmeldung. Bisher saß man ja eigentlich nur herum und wartete darauf, dass man an der Reihe ist. Nun können alle in Ruhe im Vorfeld die Anmeldeformalitäten über unsere Internetseite erledigen und anschließend zu unserem Tag der offenen Tür kommen. Hier geht es dann tatsächlich um inhaltliche Dinge, die für alle relevant sind, und natürlich um den persönlichen Kontakt“, berichtet Neel Hastoft Carlsen weiter.

Auch in der Kirchengemeinde Farum hat man versucht, die Anmeldung persönlich und transparent zu gestalten. „Viele von uns hatten Angst davor, dass die Anmeldung von zu Hause über das Internet als unpersönlich erlebt werden könnte. Wir haben daher eine Hotline eingerichtet, über welche man sowohl telefonisch als auch per E-Mail mit uns in Kontakt treten kann. Über diesen Weg haben wir viele positive Rückmeldungen erhalten, was dazu geführt hat, dass wir sowohl einen besseren Arbeitsablauf für beide Seiten, als auch die Beibehaltung des persönlichen Kontakts erreicht haben. Natürlich haben wir auch Unmengen an interner Verwaltungszeit eingespart“, berichtet Doris Pihl Linkenkær, Gemeinde- und Kulturmitarbeiterin in der Kirchengemeinde Farum.

„Nächstes Mal werden wir noch stärker dazu auffordern, dass man uns anruft. Die Menschen haben durchaus viele Fragen, die sie mit uns klären möchten. Die Rückmeldungen der Eltern waren durchweg positiv. Nun können sie ihre Kinder in wenigen Minuten anmelden, statt im Gemeindebüro zu warten, bis sie an der Reihe sind. Die Anmeldung kann jetzt einfach zuhause auf dem Sofa über das iPad durchgeführt werden. Und unsere telefonische Betreuung wurde fleißig in Anspruch genommen, um mit unseren Pastoren über die Konfirmation zu sprechen, Fragen zu stellen und Überlegungen und Beweggründe zu teilen.“

Mit den Jugendlichen in Kontakt bleiben - auch nach der Konfirmation

Sämtliche Anmeldungen können mit wenigen Klicks zu Excel exportiert werden und in eine Newsletter- oder SMS-Abonnenten-Liste überführt werden. Alternativ kann man sich direkt im Anmeldeformular für unterschiedliche Newsletter und den SMS-Verteiler der Gemeinde anmelden. Auf diese Weise kann man auf einfache Weise mit den Konfirmandengruppen kommunizieren. Und nach der Konfirmation kann man den Kontakt aufrechterhalten.

„Bei der digitalen Anmeldung ist sichergestellt, dass die Formulare korrekt ausgefüllt werden. Besonders spannend finde ich es, dass die Konfirmanden in unsere Abonnentenlisten für den Newsletter überführt werden können. Letztes Jahr habe ich noch alles manuell übertragen. Beim nächsten Mal werden die Anmeldungen direkt den richtigen Gruppen und damit auch Konfirmationen zugeordnet“, erzählt Neel Hastoft Carlsen.

"Wir haben etwas Neues gelernt und wünschen uns weitere Funktionen“

Im Zuge dessen, dass immer mehr Gemeinden ChurchDesk sowohl für die Konfirmandenanmeldungen als auch für Anmeldungen für Veranstaltungen nutzen, erreichen uns natürlich auch immer mehr Wünsche nach neuen Funktionen. "Seit den ersten Erfahrungen haben wir natürlich viel gelernt und die Art und Weise, wie wir die Anmeldungen durchführen, weiter verfeinert. Nun freuen wir uns auf weitere Funktionen und wir haben natürlich auch den einen oder anderen Änderungswunsch oder Verbesserungsvorschlag. Es hat regelmäßig ein konstruktiver Austausch über Anpassungen und zusätzliche Funktionen stattgefunden. In diesem Zusammenhang freuen wir uns darüber, dass ChurchDesk sich immer weiterentwickelt und wirklich an einem Dialog mit uns interessiert ist“, fasst Doris Pihl Linkenkær ihre Erfahrungen zusammen.

Wir freuen uns darauf, dass weitere Gemeinden ihren Konfirmanden und Eltern die Möglichkeit anbieten, sich über das Internet anzumelden. Wenn Sie Fragen zu den Anmeldefunktionen der ChurchDesk-Plattform haben, können Sie sich gern bei uns melden. 

Denken Sie auch daran, dass die ChurchDesk-Plattform für personenbezogene Daten zugelassen ist. Durch unsere umfangreichen Verschlüsselungs- und Sicherungssysteme sind die Daten Ihrer Konfirmanden und Veranstaltungsteilnehmer bei uns sicher aufgehoben.

Topics: Kunden, Anmeldungen, Verwaltung, Konfirmanden, Praxisbericht, Inspiration

Nikolai Lengefeldt
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Key Account Manager, Germany

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