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“Warum einfach wenn’s auch kompliziert geht?” - Wie mangelnde Digitalisierung die Organisation der Ehrenamtlichenarbeit beeinträchtigt

ChurchDesk Blog

Eine Jungschar-Mitarbeiterin berichtet

Mein Telefon klingelt um 16:30 Uhr. In einer halben Stunde beginnt die Jungschar, so wie jeden Donnerstag. „Hallo Lena, tut mir wirklich Leid, aber ich bin krank, ich schaff‘ das heute nicht!“ Okay, da ist nichts zu machen, wir wollen die Kleinen ja nicht anstecken. Also rufe ich Katrin an, die kann sicher übernehmen. Ich erreiche nur die Mailbox, genauso wie bei zwei anderen. Mir bleibt nichts anderes übrig als Ingrid anzurufen, die Diakonin. „Ingrid, ich habe ein Problem, ich habe heute niemanden für die Jungschar.“ Ich kriege nur eine Antwort: „Und wer passt dann auf die Kinder auf?!“

Dies ist nur ein kleiner Einblick in die Probleme, die mir während zwei Jahren Ehrenamtlichenarbeit in meiner Gemeinde in Norddeutschland regelmäßig begegnet sind. Als Leiterin der Jungschar, einer Gruppe, in der Kindern spielerisch Bibelgeschichten und Glaube nähergebracht werden, war ich für die Planung der wöchentlichen Treffen zuständig.

In der Organisation liegt das Problem!

Das mit Abstand größte Hindernis, das es zu bewältigen galt, war die fehlende Kommunikation zwischen der Gemeinde, Ehrenamtlichen und den Gemeindemitgliedern. Die eben beschriebene Situation endete damit, dass ich die Eltern und Kinder bereits am Eingang des Gemeindehauses abfangen und nach Hause schicken musste, sehr zu ihrer und meiner Frustration. Es gab keine Möglichkeit ihnen vor Beginn mitzuteilen, dass das Treffen nicht stattfinden konnte. Sie hatten bereits vor Wochen im Gemeindebrief, von den Terminen gelesen. Die einzige Möglichkeit über den Ausfall zu informieren, wäre jeden einzelnen anzurufen. Doch das Blatt Papier, auf dem alle Eltern beim ersten Zusammenkommen eine Notfallnummer notiert hatten, lag bei der nicht zu erreichenden Mitarbeiterin zu Hause und der Vorgang hätte sicher eh zu lange gedauert.

Die Kommunikation innerhalb der Gemeinde muss einfacher werden 

Nicht nur der fehlende Dialog zwischen kirchlichen Institutionen und Gemeindemitgliedern, sondern auch das Netzwerk der freiwilligen Helfer weist so einige Mängel auf, die die Organisation erheblich erschweren. Alle Terminabsprachen und Diensteinteilungen werden lange im Voraus bei einem persönlichen Treffen vereinbart und jegliche Änderungen oder spontane Ausfälle führen zu Chaos und verzweifelten Last-Minute Anrufen. Dieses Prozedere bringt nicht nur jede Menge Frustration der Helfer mit sich, sondern die fehlende Stabilität und Kommunikation führt auch zu einer Distanzierung der Gemeindemitglieder von der Institution Kirche.

Ein Jeder ist heutzutage in irgendeinem Intranet oder auf einer sozialen Plattform unterwegs. Sie sind ein Teil unseres täglichen Lebens. Warum nicht einen Nutzen aus diesen Hilfsmitteln ziehen, die Gemeindearbeit vereinfachen und ein modernes Netzwerk in den Gemeindealltag und die Organisation der Gemeindeaktivitäten integrieren. Während ich meine Hausarbeiten online im Schulnetzwerk hochgeladen habe und Verabredungen über geteilte Kalender mit meinen Mitschülern einfach koordinieren konnte, hatte ich in der Gemeindearbeit mit Telefonlisten, Gemeindebriefen und ganz im Allgemeinen mit einem Haufen Papier zu kämpfen.

Das Motto im Bereich der Gemeindearbeit scheint leider immer noch viel zu oft „Warum einfach, wenn’s auch kompliziert geht?“ zu sein.

Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung der Kirche?

ChurchDesk’s Antwort darauf? Es ist möglich, die Organisation der Arbeit der Ehrenamtlichen auf ganz simple Weise grundlegend zu vereinfachen und dabei nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die Kommunikation mit der Gemeinde auf ein neues Niveau zu bringen. ChurchDesk bietet Ihnen ein Intranet, das für alle Mitarbeiter zugänglich ist und eine ideale Plattform für das Austauschen von Dateien und das Treffen von Absprachen darstellt. Durch die Smartphone-App kann dies sogar von unterwegs aus geschehen und spart allen Beteiligten eine Menge Zeit. Im Kalender können Sie Ab- sowie Anwesenheiten vermerken, falls Haupt- oder Ehrenamtliche an einem bestimmten Tag ausfallen oder sich für Aufgaben und Veranstaltungen als verfügbar melden. Diese Funktion, wie auch unter anderem das Buchen von Räumen oder Equipment, ermöglicht ein effektives Organsieren von Ressourcen, und zwar online und einsehbar für alle Mitarbeiter. Damit ist dann auch Schluss mit Situationen allgemeiner Verwirrung und Last-Minute-Telefonaten, weil alle Informationen an einem Ort gesammelt und verfügbar sind.

Das Gleiche gilt für die externe Kommunikation. Das Kontakte-Modul hält alle Kontaktinformationen sicher und jederzeit zugänglich bereit, sodass das Suchen nach Listen und anderen gedruckten Dokumenten der Vergangenheit angehört. Das Gruppieren dieser Kontakte erlaubt es zusätzlich, Mitglieder, in diesem Beispiel die “Jungschar-Gruppe” gezielt zu kontaktieren und sie über eventuelle Änderungen oder Ausfälle schnell und einfach zu informieren. Bevorstehende Veranstaltungen werden mit wenigen Klicks auf der Internetseite angezeigt und regen damit ein breiteres Publikum zum Mitmachen an.

Eine Alles-in-Einem Lösung, dank der es in Zukunft heißt: “Warum kompliziert, wenn’s auch einfach geht?”

Topics: Jungschar, Digitalisierung, Inspiration

Christian Steffensen
Christian Steffensen
Founder & CEO at ChurchDesk

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