Regionale Zusammenarbeit zwischen Gemeinden bedeutet einen großen Verwaltungsaufwand und eine Umstellung bestehender Strukturen. Das passiert in verschiedenen Stärken und Nähegraden. Egal, wie nah die alten Gemeindeteile zusammenrücken, von der gemeinsamen Verwaltung bis hin zur gemeinsamen Öffentlichkeitsarbeit – all das wird mit Multi-Gemeinde übersichtlich möglich.
Was unsere Kunden sagen
„ChurchDesk war der Partner, der uns von Anfang an zeigte, dass er uns bei der Regionalisierung zur Seite steht und die Software genau dafür auch ausgelegt ist. Vom ersten Moment an wussten wir, wo wir Hilfe bekommen – das war ein gutes Zeichen.“ -Patrick Jung, Regionalbeirat der Kirchenregion, Bitterfeld-Wolfen
Verschiedene Kalender in gemeinsamer Übersicht
Multi-Gemeinde ermöglicht einen klaren Überblick über alle relevanten Ereignisse, sei es Raumbelegungen, Urlaubszeiten des Personals oder Vertretungspläne. Allgemeine Informationen können für berechtigte Nutzer:innen einsehbar gemacht und bei Bedarf nach spezifischen Gemeinden gefiltert werden. Ein besonderer Vorteil ist die einfache Erstellung von Gottesdienstübersichten: Mit nur einem Klick können diese aus allen oder ausgewählten Gemeinden exportiert und ausgedruckt werden, was die Planung und Kommunikation erheblich erleichtert.
Gemeinsame Verwaltung, gesteuerter Zugriff
Außerdem wird eine präzise Kontrolle über den Zugriff auf sensible Daten gewährleistet. Gemeinden können von einer zentralen Administration profitieren und genau festlegen, wer auf Kontakte, Kalender oder Formulare der einzelnen Gemeinden zugreifen darf. Das integrierte Rollen- und Berechtigungssystem bietet die Flexibilität, detaillierte Zugriffsrechte zu definieren, sodass jede Gemeinde ihre Autonomie bewahren und gleichzeitig von den Vorteilen einer gemeinsamen Plattform profitieren kann. Dies vereinfacht interne Abläufe und erhöht die Datensicherheit.
Unkomplizierte Zusammenarbeit in allen Bereichen
Eine gemeinsame Webseite kann den Gemeindeverbund präsentieren und automatisch mit aktuellen Informationen aus dem System synchronisiert werden. Da bei ChurchDesk alles an einem Ort ist, werden Änderungen im System automatisch überall aktualisiert, was den Pflegeaufwand minimiert. Zentrale Kontaktlisten erleichtern die Koordination regionaler Projekte wie Konfi-Arbeit oder Chöre und vereinfachen die Kommunikation mit Taufeltern. Es ermöglicht eine effiziente Planung von Diensten, den Versand von Nachrichten und das Ablegen von Dateien in gemeinsamen, leicht zugänglichen Bereichen.
Wie genau können Sie das Multi-Gemeinde Werkzeug einführen?
Multigemeinde: Gemeinsam einziehen
- Themen, die miteinander abgesprochen werden sollten:
- Rollen/Berechtigungen
- welche gibt es bereits?
- welche werden benötigt?
- wer entscheidet, wer welche Berechtigung bekommt?
- wer wird Administrator?
- Gruppen
- welche Gruppen gibt es übergreifend?
- welche Gruppen gibt es pro Gemeinde?
- Kürzel voranstellen
- Ressourcen
- ggf. mit Kürzeln arbeiten
- den richtigen Gemeinden zuordnen
- Kategorien
- welche Termine gehören in welche Kategorie?
- welche Kategorien sind für die Öffentlichkeit bestimmt?
- Kontakte
- wer hat Zugriff?
- wer pflegt die Datenbank?
- Dienstpläne
- sollen Dienste gemeindeübergreifend vergeben werden?
- Gemeinsames Logo/Name
- sichtbar in Newslettern, Formularen, Blogs und veröffentlichten Termindetails
- Schritte:
- Administratorenteam bestimmen - das kann die Steuerungsgruppe sein oder Hauptamtliche oder dedizierte ehrenamtliche Mitarbeitende, meist empfiehlt es sich, 1-2 Personen pro Gemeinde als Administratoren zu hinterlegen
- das Administratorenteam bereitet das Programm für die anderen vor anhand von 1. Oft können hier bestehende Strukturen übernommen werden und um wenige neue Elemente ergänzt werden.
- Termine aus den Gemeinden werden ergänzt - hier können Sie verschiedene Herangehensweisen wählen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, eine Kategorie nach der anderen zu übertragen und nachdem die Kategorie vollständig in ChurchDesk ist, für diese Kategorie das alte System (Google Kalender, Papierkalender, etc.) nicht mehr zu bespielen, um den Überblick nicht zu verlieren.
- das Team kommt dazu: die Administratoren laden alle anderen mit ein und geben ihnen die Berechtigungen, die Sie brauchen.
- Webseitenfragen:
- eine Webseite für alle? Jeder Kirchturm seine eigene Seite? In ChurchDesk oder extern oder beides? Wie Sie es lösen möchten, ist eher eine theologische Frage als eine technische. Es gibt die Möglichkeit, mehrere Webseiten in ChurchDesk zu erstellen. Ein Webseitenplatz ist bereits in Ihrem Paket enthalten, jeder weitere Platz kostet 40€/Monat.
- die Termine und Blogs aus ChurchDesk können bequem mit Hilfe eines Widgets auf jeder beliebigen Webseite eingesetzt werden - egal, welchen Anbieter Sie bereits nutzen. Das Widget übernimmt auch das Filtern der Termine nach Ort (Ressource) oder Kategorie - Sie können also sowohl lokal begrenzt als auch übergreifend kommunizieren. Außerdem können Sie so viele Widgets erstellen wie Sie möchten und müssen so nicht entweder-oder wählen, sondern können sowohl-als auch nutzen.
- sollten Sie sich für eine gemeinsame Webseite entscheiden, aber Ihre bisherigen Domänen behalten wollen, gibt es die Möglichkeit, diese auf diese einzige Seite zu leiten und es ist sogar möglich, einzelne Unterseiten mit einem Direktlink der “alten” Webseite zu erreichen.
- wenn Sie externe Webseiten in Ihr ChurchDesk-System “umziehen” wollen, können Sie das selbst machen oder unser Service-Team beauftragen, den Umzug für Sie zu übernehmen. Diese Option bietet sich vor allem dann an, wenn Webseiten ohne inhaltliche Änderungen schnell übernommen werden sollen.
- wenn Sie bisherige Webseiten auf der bereits bestehenden Webseite integrieren wollen, gibt es die Möglichkeit, im Hintergrund zu arbeiten und einzelne Seiten erst dann “sichtbar” zu machen, wenn sie fertiggestellt sind. Wenden Sie sich für Details gerne an das Support-Team.
Wir entwickeln das System kontinuierlich weiter
Das Kalendermodul für Multi Gemeinde hat ab dem 27. August 2025 eine wichtige Neuerung erfahren. Mit der Einführung von Kalenderberechtigungen können Sie künftig noch effizienter in Ihrer Multi-Gemeinde arbeiten.
Ab sofort können Sie auf Kalenderereignisse zugreifen, die speziell den Ihnen zugewiesenen Gemeinden zugeordnet sind. Das bedeutet, Sie sehen in Ihrem Kalender nur noch die Inhalte, die für Ihre Aufgaben und Zuständigkeiten relevant sind.
Für Administratoren ergeben sich ebenfalls neue Möglichkeiten: Mit den erweiterten Berechtigungsoptionen haben Sie nun noch mehr Kontrolle über die Datenverwaltung. Dieses Update vereinfacht nicht nur das Auffinden einzelner Anliegen, sondern verbessert auch die gesamte Datenverwaltung Ihrer Multi-Gemeinde.
- Wir haben für jedes Werkzeug in ChurchDesk ein umfangreiches Angebot an Hilfsmaterialien, die Sie auf unserem Helpdesk finden (oben Rechts auf Hilfe -> Anleitungen in Ihrem ChurchDesk erreichbar). Unser Support ist für Sie kostenfrei verfügbar - telefonisch, per Mail, per Chat oder in einem Videomeeting!
- Sollten Sie doch detailliertere Kurse wünschen, haben wir ein Angebot an Kursen für Sie zusammengestellt, die Sie kostenpflichtig buchen können. Dort haben Sie die Möglichkeit, einzelne Werkzeuge ausführlich im Webinar erklärt zu bekommen und Rückfragen zu stellen. Sollten Sie Interesse an einer individuellen Schulung für Ihr Team haben, sprechen Sie uns gerne an.
Bitte beachten Sie, dass ChurchDesk stetig weiterentwickelt wird. Das kann bedeuten, dass Sie nach einem Update gegebenenfalls in den Einstellungen nachjustieren müssen. In jedem Fall bietet es sich an, regelmäßig im Leitungsteam darüber zu sprechen, ob die Einstellungen in ChurchDesk die aktuellen Bedürfnisse noch abbilden. Sprechen Sie uns hierfür gerne auch an, wenn Sie Unterstützung wünschen.
