På Samsø lagde de i 2014 øens fem sogne sammen til det samlede Samsø Sogn, som har knap 3.000 folkekirkemedlemmer. ChurchDesk er blevet en central del af planlægningen og administrationen.
Anna Marie Kristoffersen, administrativ medarbejder i Samsø sogn, har fortalt os hvordan en samlet arbejdsplatform har hjulpet i hendes dagligdag og gjort det lettere at have overblik. Her er historien om, hvordan en samlet platform bliver brugt til at koordinere på tværs af fem kirker i et nyt, sammenlagt sogn.
Et uundværligt værktøj, når ressourcerne skal koordineres
Kalenderen i ChurchDesk har fået en vigtig og uerstattelig plads i Anna Maries arbejde. Både kalenderens muligheder for begrænsede rettigheder og adgange, dens nemme overblik har gjort, at alle involverede i de syv kirker er klar over præcis hvad de skal gøre, samt hvor og hvornår. “Det er kun mig der lægger planlagte begivenheder ind i ChurchDesk og sender videre til Sogn.dk”, fortæller Anna Marie. “Præster og organister lægger kun begivenheder ind internt, og jeg tjekker så af og til her, om der er lavet nogen ændringer. Det kan jeg nemt gøre i ChurchDesk ved at klikke ind og se de seneste kalenderændringer”, forklarer hun. “På den måde sikrer jeg, at alle informationer er udfyldt. Hvis der er en entrépris eller specielle forhold til et arrangement, bliver det ikke glemt, og vi risikerer ikke pludselig at have et arrangement uden de nødvendige ressourcer”, fortæller Anna Marie. Hun understreger, at når der kun er én person, der kan offentliggøre de forskellige begivenheder, sikrer det stabiliteten i oplysningerne, samtidig med, at hjemmesiden får et overordnet ensartet præg.
I ChurchDesk er det muligt at begrænse, hvem der kan se og gøre hvad i kalenderen. Det betyder for eksempel, at de frivillige kan begrænses fra at se kirkens kalender og interne aktiviteter. Anna Marie er specielt glad for muligheden for at vælge, hvem der skal have rettigheden til at lave dobbeltreservationer i kalenderen. Er denne rettighed udelukkende tillagt administratoren af hjemmesiden, som på Samsø er Anna Marie, kan ingen komme til at dobbeltbooke et lokale eller en medarbejder ved en fejl. “Hvis en præst skal planlægge en bisættelse og forsøger at reservere en anden medarbejder, lad os sige en sanger, som allerede er reserveret i det valgte tidsrum, får præsten automatisk besked om, at dette ikke kan lade sig gøre. Det er en enorm hjælp, når vi skal koordinere på tværs. Det samme gælder vores lokaler og andre ressourcer, som ikke længere bliver dobbeltbooket”, forklarer hun. Det er kun Anna Marie selv, som kan lave dobbeltreservationer, men opstår behovet kan hun sagtens give andre adgang til at gøre det samme. “Vores kirketjenere deler en bruger og e-mailadresse. Derfor kan det nogle gange, for eksempel i forbindelse med julegudstjenester, være nødvendigt at reservere deres bruger til flere begivenheder på samme tid, og derfor har jeg givet mig selv adgang til at kunne gøre dette”, fortæller Anna Marie.
ChurchDesk kalenderen kan ikke erstattes
For præsterne er det også blevet nemmere at få overblik med ChurchDesk. Førhen var det svært at finde ud af eksempelvis hvilken kirkesanger der var på arbejde hvornår. Det betød, at det var besværligt at planlægge uforudsete aktiviteter som bisættelser. Der var simpelthen ikke overblik over, hvem de skulle kontakte. Nu kan de let finde informationen i ChurchDesk kalenderen. “Det er også en stor hjælp, at man kan filtrere kalenderen”, fortæller Anna Marie. “En af vores kirker blev beskadiget og måtte lukkes for renovering. Det betød, at vi skulle finde ud af, hvad der var planlagt i kirken resten af året, så dette kunne blive flyttet til andre steder. I ChurchDesk kalenderen kunne jeg blot filtrere efter begivenheder i den ene kirke, og så fik jeg en samlet visning af alle de begivenheder, som var planlagt der. Det gjorde en omfattende opgave meget nemmere”, forklarer Anna Marie. “Før vi gik på ChurchDesk brugte vi Google kalenderen, som umiddelbart ligner ChurchDesk kalenderen, men i dag ville jeg på ikke erstatte ChurchDesk med Google”, beretter Anna Marie. “Jeg kan ikke undvære ChurchDesks ekstra funktioner i mit arbejde, og man er ikke i tvivl om, at det er en kalender udviklet til vores behov i kirken”, tilføjer hun.
For Anna Marie er det også afgørende, at alle værktøjerne i ChurchDesk hænger sammen. Det betyder nemlig, at hun let kan trække begivenhederne fra kalenderen over på sognets hjemmeside. Hvis der skal være en aktivitet i sognet, som ikke er blevet afholdt før, beder Anna Marie den ansvarlige skrive et par linjer, som hun så kan tilføje på hjemmesiden. Det er nemlig vigtigt for deltagerne, at de kan læse lidt om, hvad de enkelte arrangementer drejer sig om. Hver måned laver hun også en oversigt over kirkernes aktiviteter. Den sender hun til Samsø Posten, som er øens lokalavis, for som Anna Marie selv siger det: “Står noget i Samsø Posten, så er man sikker på, at det bliver læst”. Foruden kalenderen på hjemmesiden lægger Anna Marie også den månedlige oversigt ud online, så den er lige til at printe ud.
Åben kommunikation med lokalsamfundet
Efter menighedsrådsmøderne bliver der sendt en klumme til lokalavisen, som fortæller om nye overvejelser, igangværende projekter og beslutninger. På den måde ønsker sognet at sørge for en strømlinet og åbent kommunikation med omverdenen. Det kan for eksempel omhandle renoveringsprojekter eller ansøgninger til fonde. “Vi forsøger at imødekomme spekulationer ved at kommunikere åbent om, hvad der sker i sognet”, forklarer Anna Marie. Klummen står altid som næstsidste punkt på dagsordenen, for at sikre, at den bliver skrevet. Den er desuden også at finde på sognets hjemmeside sammen med referatet fra det aktuelle menighedsrådsmøde.
I Samsø sogn bruger de i dag ikke alle værktøjer i ChurchDesk. “Vi får stor værdi fra de værktøjer, vi allerede har taget i brug”, fortæller Anna Marie. For Anna Marie er det et sjovt afbræk fra de typiske administrative opgaver at klikke rundt og forsøge sig med forskellige funktionaliteter i ChurchDesk. På den måde har hun fundet frem til, hvad der fungerer bedst i netop Samsø sogn. “ChurchDesks rådgivere sidder altid klar til at hjælpe mig eller give gode råd, hvis jeg får en ny idé, og det betyder, at jeg føler mig enorm tryg”, forklarer Anna Marie. “Ingen spørgsmål er for dumme til at stille, når man ringer eller skriver til supporten, og det kan man virkelig mærke på de svar og på den hjælp, man får”, uddyber hun.
I mindre sogne er der for det meste få medarbejdere til at håndtere de mange opgaver i kirken. Anna Marie er den eneste administrative medarbejder i Samsø sogn, og hun sætter stor pris på en samlet platform, som kan understøtte hendes arbejde. Men også større sogne har brug for en arbejdsplatform, som kan hjælpe til at skabe overblik og undgå misforståelser. Det har Birgitte Olesen fra Vejgaard Sogn fortalt om i artiklen "Klarlagt arbejdsgange, nem administration og en bedre hverdag for kirkens ansatte."
