Forestil dig, at du planlægger et stort arrangement i kirken. Der er mange bolde i luften og meget at holde styr på. Med adskilte kalendersystemer, bookingsystemer, hjemmeside og e-mailsystemer, kan det være svært at overskue det hele. Det behøver dog ikke være så besværligt. I ChurchDesk har vi samlet de mest nødvendige administrationsværktøjer til kirken, så du ét sted kan håndtere dine arbejdsopgaver. Lad os forklare hvordan.
I planlægningen op til et arrangement
Når du internt skal koordinere ét af de mange arrangementer i kirken og sørge for, at de nødvendige lokaler og personer er tilgængelige på et bestemt tidspunkt, bruger du nok et kalendersystem. I ChurchDesk har du også adgang til vores Kalender, men fra kalenderen kan du meget mere end blot at oprette en begivenhed. Mens du indtaster oplysninger som tid, sted, type af begivenhed og interne noter, kan du også reservere lokaler og andre ressourcer, for eksempel en projektor eller mikrofon.
I samme arbejdsgang kan du reservere de medarbejdere og frivillige, som du har brug for til arrangementet. Du vil automatisk få besked, hvis de er optagede af andre arrangementer. Tildel samtidig de involverede opgaver, eksempelvis klargøring, kor eller læsninger, så alle ved, hvad der er forventet af dem. Du kan også skrive interne noter til dem, hvis der er noget, du har brug for at uddybe. De involverede, som du reserverer til arrangementet, får automatisk besked om, at du har reserveret dem.
Når du skal fortælle om arrangementet
Når du internt har koordineret arrangementet, skal du fortælle menigheden og andre interesserede om det. Ved de ikke, at det finder sted, vil de heller ikke møde op. Med ChurchDesk er det ikke nødvendigt igen at indtaste oplysningerne om arrangementet i et e-mailsystem eller på en hjemmeside - du har dem allerede. På din ChurchDesk hjemmeside eller enhver anden hjemmeside via vores widgets samt i nyhedsbreve kan du blot trække det ønskede arrangement ind fra kalenderen. På den måde udfyldes titel, beskrivelse, tid, sted og en eventuel pris helt automatisk.
Er det nødvendigt at deltagerne tilmelder sig arrangementet? Ofte kræver babysalmesang, spaghettigudstjenester, konfirmation og andre arrangementer i kirken tilmelding. Du er måske vant til, at de interesserede sender dig en e-mail eller ringer til kirkekontoret, så du kan samle deres oplysninger. Det behøver du ikke længere. Med ChurchDesk Formularer kan du nemt oprette en formular til at indsamle præcis de oplysninger, som du har brug for. Det hele foregår online, så du ikke senere skal taste de indsamlede oplysninger ind.
Hvis det koster noget at deltage i arrangementet, kan du direkte fra formularen linke til den betalingsside, som du har oprettet i ChurchDesk Bidrag. Her kan du let oprette flere sideløbende projekter, som helt automatisk vil adskille de indsamlede beløb.
Når en person udfylder en formular eller bidrager til kirken, bliver deres oplysninger, for eksempel navn, e-mailadresse og telefonnummer, automatisk gemt i ChurchDesk Kontakter. Herfra kan du samle grupper af kontakter på lister eller tildele dem emneord, som konfirmand eller frivillig. Det gør det let, når du senere skal kontakte en eller flere personer.
Under afholdelsen af arrangementet
Kirken er fyldt, for du har haft succes med at fortælle om arrangementet. Fordi du længe inden arrangementet havde uddelegeret opgaver og reserveret de nødvendige ressourcer, er der ikke meget tilbage, du skal sørge for under selve afholdelsen. Skulle der dog komme ændringer i sidste øjeblik, kan du hurtigt informere de tilmeldte, da du har deres oplysninger i Kontakter. Kontakter, beskeder, kalender med videre kan også tilgås fra din mobiltelefon, hvis du downloader vores mobilapp. Det betyder blandt andet, at du kan sende en e-mail eller SMS-besked til dem, som bør informeres om eventuelle ændringer, uanset hvor du befinder dig.
Du kan, som tidligere nævnt, også oprette indsamlings- eller betalingsprojekter i ChurchDesk. Skal du for eksempel tage betaling for kaffe og kage, men samtidig også kunne modtage donationer til kirkebøssen, kan du oprette to sideløbende projekter i Bidrag. De penge du modtager, vil forblive adskilt i ChurchDesk under navnet på det individuelle projekt, så du er klar over, om det indbetalte er en donation til et specifikt formål eller en betaling.
Efter et endt arrangementet
Oprydning og rengøring er uddelegeret i planlægningsprocessen. Derfor er der ikke meget, du mangler at gøre for at afslutte arrangementet. De indsamlede penge opgøres hurtigt i Bidrag, og vi sørger for, at de bliver overført til jeres konto. En god idé er at skrive tak til de der har doneret. Deres oplysninger har du allerede i Kontakter, og du kan sende én besked til hele listen, så du sparer tid. Personliggør beskeden ved automatisk at få tilføjet hver enkelt persons navn eller ved at tilføje et billede fra arrangementet.
Du kan også dele et par billeder fra arrangementet. Det kunne for eksempel være på kirkens blog, hvis du eller en anden skriver et indlæg om arrangementet. For at dele billederne på blog, hjemmeside, i nyhedsbreve eller lignende, skal du blot uploade dem i jeres Intranet. Markér at billederne må deles offentligt og træk dem så ind der, hvor du vil vise dem. Det er en fin måde at inspirere hjemmesidens besøgende eller modtagerne af nyhedsbrevet til at deltage i lignende initiativer i kirken.
Har du spørgsmål til ChurchDesk? Så kontakt os endelig på telefon 7070 2670 eller e-mailadressen support@churchdesk.com
