I Ågerup, Kirkerup og Hvedstrup Sogne arbejder sognepræst Gunder Gundersen med kommunikation. Han gennemtænkte sin kommunikation og bruger løbende SMS’er og e-mails til en stor skare af interesserede. Vi har spurgt ham, hvorfor det er vigtigt at kommunikere digitalt med menigheden og hvordan den bliver meningsfyldt.
Før Gunder kom til sognet, foregik intern koordinering og kommunikation, som det fortsat gør i mange kirker. Hver ansat havde sin egen kalender, men i realiteten var det én kalender hos én person der galt, hvis der var tvivl. Ekstern digital kommunikation var heller ikke noget, man satsede stort på. Derfor gik Gunder hurtigt i gang med at samle sognets ansatte og skabe nogle strømlinede arbejdsgange. I dag er det dermed en fælles, online kalender i ChurchDesk der bruges, når sognets aktiviteter skal planlægges.
Hvorfor er kommunikation fra kirken vigtigt?
Gunder gik også i gang med at kommunikere sognets aktiviteter ud digitalt gennem både hjemmeside, e-mailnyhedsbreve og SMS’er. “Det er vigtigt, at folk kender til sognet og får at vide hvordan vi adskiller os fra andre folkekirker”, fortæller Gunder. Og for at gøre opmærksom på tilbud og budskaber fra sognet var det vigtigt at være synlige i lokalsamfundet, ikke kun fysisk, men også online. “Vi bliver nødt til at gøre vores informationer tilgængelige for dem, som gerne vil have dem”, forklarer han.
Og der er mange som gerne vil høre om aktiviteterne i sognet, hvor over 600 personer jævnligt modtager SMS-opdateringer og påmindelser, mens målrettede og specifikke e-mailnyhedsbreve sendes ud til 566 interesserede. “Vi SMS’er meget”, fortæller Gunder. “Primært i form af påmindelser sendt et par dage før et arrangement” uddyber han.
Hvornår skal SMS’er og e-mails udsendes?
Det er ikke tilfældigt hvornår Gunder sender SMS’erne ud. “Man skal tænke over, at en SMS modtaget mange dage forinden et arrangement let ryger langt ned på listen over beskeder. Den må derfor ikke sendes for længe inden et arrangement, men samtidig skal der være varsel nok til, at modtagerne kan nå at planlægge deres deltagelse i arrangementet”, fortæller Gunder. Derfor sender han typisk SMS’er ud sidst på dagen, når de travle modtagere har fri fra arbejde og tid til at læse meddelelsen. “Jeg sender dog påmindelser om babysalmesang ud om formiddagen, for der går mange af modtagerne hjemme og har lidt frirum til at læse beskeden”, tilføjer han.
I ChurchDesk er det muligt at trække rapporter og se statistik på sendte beskeder. På den måde er det muligt at afprøve forskellige udsendelsestidspunkter, beskedlængder, emnefelter mv. for at se, hvad der får flest muligt til at åbne, læse og klikke videre fra en besked.
Tidspunkterne for udsendelse er ifølge Gunder valgt ud fra sund fornuft. Med lidt overvejelser om, hvornår modtagerne har bedst tid til at læse beskeden, så den ikke blot bliver lukket igen eller glemt i mængden, kan man få sin besked ud til flest muligt. Og det er netop at få beskeden ud, der er det vigtigste for Gunder, som ikke vil betale en hvilken som helst pris for at få besøgende til kirken, men ønsker at det er muligt for de interesserede at få den information, de har brug for, for at kunne komme i kirken. “Med tre kirker ligger vores gudstjenester ikke altid på samme tidspunkt. Derfor synes mange det er rart at få ugentlige SMS’er om søndagens gudstjenester, så de er klar over præcis hvor og hvornår de finder sted”, fortæller Gunder.
Hvordan får I kontaktoplysninger på de interesserede?
Selvom det er muligt at tilmelde sig de mange nyhedsbreve og SMS’er på sognets hjemmesiden, har Gunder stor succes med at have fysiske formularer i kirkerne, som besøgende kan udfylde og aflevere, hvis de kunne tænke sig at modtage nyheder. Gunder fortæller at langt de fleste tilmelder sig på denne vis, da der skal meget mere til før et sognebarn selv finder sognets hjemmeside for at tjekke, om det er muligt at tilmelde sig nyhedsbreve. De ved slet ikke, at tilbuddet findes, men når de er i kirken, bliver de gjort opmærksomme på det og kan så med det samme tilmelde sig.
Formularen er en lang liste over alle de mulige nyhedskanaler, man kan tilmelde sig. Med krydser ud for de ønskede nyhedsbreve eller SMS’er samt et telefonnummer og/eller e-mailadresse, får Gunder de nødvendige oplysninger, og kan så igen kontakte de besøgende med relevante tilbud.
Præsten skal være involveret i budskabet
For Gunder giver det god mening at det er ham som præst, der står for kommunikationen. “Når jeg som præst sender nyheder ud, ligner det umiddelbart bare information, men det er meget mere end det. For med udvalgte formuleringer, kan jeg sørge for at beskeden til dels også bliver forkyndende”, fortæller Gunder, som er opmærksom på, at det er vigtigt at tilpasse målgruppe og kommunikation.
Et af de andre initiativer, som sognet for nyligt har afprøvet var en mindre udfordring til konfirmanderne. “Vi lavede et særligt tilbud til konfirmanderne. Hvis de deltog i alle fem påskegudstjenester, kunne de gratis komme med på vores sommerlejr”, fortæller Gunder. Og selvom blot én konfirmand gennemførte udfordringen, er spændende og nytænkende initiativer som dette med til at sætte gang i kirkens aktiviteter. For her matcher man helt specifikt en målgruppe med en form for kommunikation, som kunne give dem lyst til at deltage i kirkens fællesskab.
Planlægning gør arbejdet nemmere
Selvom det er Gunder der primært står for sognets kommunikation, er de resterende ansatte fortsat involverede. På et månedligt kalendermøde gennemgår de ansatte sammen kort den forgangne måned og de næste to måneders planlagte aktiviteter. Umiddelbart efter planlægger Gunder nyhedsbreve og SMS’er for de næste 14 dage, så de derefter automatisk bliver sendt ud som ønsket. På den måde er der de næste 14 dage frirum til at løse nogle af hans mange andre opgaver.
Når den sunde fornuft er indtænkt i kommunikationen fra kirken, kan man nå rigtig langt. Hvem skal man kommunikere til? Hvordan vil de modtage informationen? Og hvordan vil de overhovedet finde muligheden for at tilmelde sig nyheder fra kirken? Det er et par overvejelser er tage med, når kirken vil gøre opmærksom på sig selv i lokalsamfundet.
