Externe Terminkoordination leicht gemacht: Buchungsanfragen

Entdecken Sie die neue ChurchDesk-Funktion Buchungsanfragen!

Wir freuen uns riesig, Ihnen heute eine brandneue und lang erwartete Funktion in ChurchDesk vorstellen zu dürfen: Buchungsanfragen! Wir wissen, wie zeitaufwändig die manuelle Koordination von Terminen sein kann – das ständige Hin und Her per E-Mail und Telefon, um einen passenden Zeitpunkt für ein Traugespräch, eine Beerdigung oder die Nutzung eines Gemeinderaums zu finden, ist eine Herausforderung, die viele Kirchen und Gemeinden kennen. Mit den neuen Anfrage-Seiten gestalten wir diesen Prozess nun so einfach und effizient wie nie zuvor, sowohl für Ihre Gemeindemitglieder als auch für Ihr Verwaltungsteam. Wir laden Sie herzlich ein, an unserem kurzen Intro-Event am 1. Juli, 13 Uhr teilzunehmen, bei denen wir Ihnen die Funktionen des neuen Tools persönlich vorstellen. 

Was sind Buchungsanfragen und wie vereinfachen sie Ihren Alltag?

Im Kern ermöglichen Buchungsanfragen Ihren Gemeindemitgliedern, direkt über eine übersichtliche Online-Seite einen Termin oder eine Ressource anzufragen. Das Besondere daran ist, dass die Anfragenden nicht mehr im Dunkeln tappen müssen. Stattdessen sehen sie sofort, welche Zeiten oder Ressourcen verfügbar sind, was die Planung erheblich beschleunigt und Missverständnisse von vornherein vermeidet. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen, wenn Anfragen bereits vorkonfiguriert und mit den notwendigen Informationen versehen bei Ihnen ankommen.

Wo finde ich das neue Buchungstool?

Buchungsanfragen ist Teil der Tarife Medium und Large. Sie haben zwei bequeme Wege, um zu den neuen Funktionen zu gelangen:

• Direkt über Ihren Kalender, wo Sie einen neuen Tab namens „Anfragen“ finden.
• Oder alternativ über die ChurchDesk Einstellungen unter dem Menüpunkt „Anfrage-Seiten“.

Wichtiger Hinweis: Um Anfrage-Seiten erstellen und verwalten zu können, benötigen Sie die entsprechende Berechtigung „Buchen und Planen“ im Kalender-Modul. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie oder die zuständigen Personen über diese Berechtigung verfügen.

Der allgemeine Ablauf einer Buchung mit ChurchDesk

Eine vollständige Buchung über ChurchDesk ist in mehrere intuitive Schritte unterteilt, die einen reibungslosen Prozess von der Anfrage bis zur Bestätigung gewährleisten:

1. Anfrage-Seite erstellen: Dies ist der erste und grundlegende Schritt. Hier definieren Sie die Rahmenbedingungen und Optionen für Ihre Buchungsanfragen. Wie Sie dies Schritt für Schritt tun, zeigen wir Ihnen gleich im Detail.
2. Verfügbarkeiten eintragen: Besonders wichtig ist dieser Schritt bei flexibleren Terminen. Eine konsequente Pflege Ihrer Verfügbarkeiten im Kalender ist entscheidend, damit die Anfragenden stets aktuelle und passende Zeiten sehen.
3. Link zur Anfrage-Seite veröffentlichen: Sobald Ihre Anfrage-Seite eingerichtet ist, teilen Sie den generierten Link. Dies kann auf Ihrer Gemeinde-Webseite geschehen, in Newslettern, über soziale Medien oder an jedem anderen Ort, an dem Ihre Gemeindemitglieder ihn finden können.
4. Anfragen erhalten: Sobald eine Anfrage über Ihre Seite eingeht, werden Sie umgehend benachrichtigt.
5. Anfragen annehmen oder ablehnen: Dieser letzte Schritt ist entscheidend für die Bearbeitung der Anfragen. Er wird in einem separaten Artikel ausführlich behandelt, der Ihnen bald zur Verfügung stehen wird, um Ihnen alle Details zur effizienten Bearbeitung von Anfragen zu erläutern.

Schritt für Schritt: So erstellen Sie Ihre erste Anfrage-Seite

Das Erstellen einer neuen Anfrage-Seite ist einfach und erfordert nur wenige Schritte. Beginnen Sie, indem Sie im Buchungstool oben links auf „Anfrage-Seiten verwalten“ klicken und anschließend „Neue Anfrage-Seite erstellen“ auswählen. Nun können Sie eine von drei Optionen wählen, die am besten zu Ihrem spezifischen Anwendungsfall passt.

Option für Benutzer mit einem regelmäßigen Wochenplan:

Diese Variante ist ideal für alle Arten von regelmäßigen Sprechzeiten, wie zum Beispiel wöchentliche Termine des Pastors, feste Seelsorgegespräche oder Beratungsstunden. Hier definieren Sie einen festen Wochenplan, der Ihre grundsätzliche Verfügbarkeit abbildet. Es ist dann nicht notwendig, einzelne verfügbare Zeiten im Kalender einzutragen. Stattdessen ist es umso wichtiger, dass Sie Abwesenheiten – wie Urlaub, Krankheit oder andere Termine – konsequent in Ihrem Kalender eintragen, um zu vermeiden, dass Sie an sonst verfügbaren Tagen versehentlich gebucht werden.

Option für eine Ressource mit regelmäßigem Wochenplan:

Diese Variante ist ideal, wenn Sie Räume, Gebäude oder Gegenstände anbieten, die regelmäßig verfügbar sind und gebucht werden sollen. Ein Beispiel wäre die Buchung eines Gemeindesaals für regelmäßige Gruppenaktivitäten oder die Ausleihe von Technik.

Option für Benutzer mit unregelmäßiger Verfügbarkeit

Diese Option ist für komplexere und flexiblere Szenarien gedacht, wie zum Beispiel die Koordination von Pfarrern, die für verschiedene Friedhöfe zuständig sind oder spezielle Beratungen an verschiedenen Orten anbieten.

Die Besonderheiten dieser Variante sind:

• Anfragende können aus mehreren vordefinierten Optionen wählen (z.B. verschiedene Orte, Kirchen oder spezielle Themen).
• Für jede dieser Optionen können individuelle Kalenderdetails, Verfügbarkeiten und Ressourcen hinterlegt werden, was eine sehr feingranulare Steuerung ermöglicht.
• Anfragende können gezielt auswählen, welche Zeit und gegebenenfalls welche Person sie bevorzugen, was die Benutzerfreundlichkeit erhöht.

Auch hier gilt das Prinzip, dass nur eine Person die Anfrage bestätigen muss, auch wenn potenziell mehrere Personen die Benachrichtigung erhalten und die Möglichkeit zur Bearbeitung haben.

Verfügbarkeiten im Kalender eintragen

Damit passende und aktuelle Zeiten auf Ihren Anfrage-Seiten angezeigt werden können, ist eine aktive Pflege Ihrer Verfügbarkeiten im Kalender unerlässlich. Auch wenn bei Option 1 eine grundsätzliche Verfügbarkeit definiert wird, ist es wichtig, Abwesenheiten zu pflegen. Bei den anderen Optionen ist das Eintragen von Verfügbarkeiten zwingend notwendig.

Wir sind fest davon überzeugt, dass die neue Funktion Buchungsanfragen Ihnen und Ihrer Gemeinde viel Zeit und Aufwand im Bereich der externen Terminverwaltung ersparen wird. Sie vereinfacht nicht nur interne Abläufe, sondern bietet auch Ihren Gemeindemitgliedern ein modernes und bequemes Erlebnis. Probieren Sie es direkt aus und erleben Sie, wie einfach und effizient Terminmanagement sein kann! Das Modul ist bei den Tarifen M und L inklusive. 

Online Vorstellung der Buchungsanfragen

Wir möchten Ihnen Buchungsanfragen persönlich vorstellen und Ihnen zeigen, wie das Werkzeug genau funktioniert.

Wir laden Sie deswegen herzlich zu unserem Online Event ein! Die Teilnahme ist kostenlos.

Wann: Mittwoch, 01. Juli 2025 um 13:00 Uhr Dauer: Nur etwa 30 Minuten – kurz und auf den Punkt!

Die Veranstaltung wird aufgezeichnet, d.h. Sie können sich nach einer regulären Anmeldung die Aufzeichnung im Nachgang anschauen. Hier geht es zur Anmeldung.

Falls Sie weitere Informationen suchen:

• HelpDesk Artikel mit Schritt-für-Schritt Erklärung