Denne blog er baseret på erfaringer fra vores webinar-serie om kirkens administration og gode digitale vaner. I dette webinar deler menighedsrådsmedlem Sinja Damkjær og kordegn Jørn Pedersen, der delte deres erfaringer med digitalisering i kirkens hverdag.
Indsigter fra digitale fortalere i folkekirken om at omfavne nye værktøjer og skabe bedre service
I en tid hvor digitalisering præger alle dele af samfundet, står også kirken over for både udfordringer og muligheder. Vores mini webinar-serie i efteråret 2025 samlede erfaringer fra digitale fortalere i folkekirken, der har taget springet og omfavnet nye digitale værktøjer i deres daglige arbejde. Resultatet? Mere tid til kirkens kerneopgaver, bedre service til sognet og et stærkere internt samarbejde.
Digitaliseringen handler ikke om at erstatte det personlige møde – tværtimod. Det handler om at frigive tid og ressourcer, så kirken kan fokusere endnu mere på fællesskabet, nærvær og de kirkelige handlinger, som er kirkens DNA. Du kan se webinaret via knapper her eller læse videre i bloggen:
Kirkens særlige udfordringer med administration
Kirken er på mange måder en unik organisation. Den kombinerer ældgamle traditioner med moderne administration, frivilligt engagement med professionel ledelse, og åndelige værdier med praktiske hverdagsopgaver og service behov. Disse særlige karakter gør, at digitalisering i kirken kræver omtanke og tilpasning.
Som kordegn Jørn Pedersen udtrykte det: "Vi skal ikke digitalisere for digitaliseringens skyld - målet med det er at give en bedre service til borgeren. Digitaliseringen er værktøjet. Hvis vi skal forbedre servicen, skal vi have nogle bedre værktøjer".
Lad os dykke ned i de fem vigtigste råd fra webinaret, der kan hjælpe din kirke med at blive mere digitalt modig.
1. Start med det, der giver mest værdi
Identificer de mest tidskrævende administrative opgaver og start der. Digitalisering behøver ikke at ske på én gang. Tværtimod er det ofte klogest at starte med de områder, hvor gevinsten er størst og mest mærkbar.
Kordegn Jørn fortalte, hvordan de begyndte med at digitalisere kalenderstyringen, hvor de startede med at indføre en fælles digital kalender for alle kirkens rum og ressourcer. Planlægning af begivenheder baseret på én fysisk kalender stjal alt tid på kalendermøder, og med skiftet til en digital kalender for alle kom en stor forandring på møderne. Effekten var nærmest øjeblikkelig: møderne blev ikke længere brugt på kalenderopdateringer fra kordegnen, som alle andre så måtte notere detaljer i deres egne kalendre, men nu blev der tid til at planlægge indhold og gå i dybden.
"Jeg synes, at vi sparer utrolig meget tid med den digitale kalender. Vores interne samarbejde er også blevet væsentligt forbedret," siger Jørn efter alle ansatte og frivillige i kirken er begyndt at bruge ChurchDesk, som deres fælles digitale redskab.
For at identificere, hvor I skal starte jeres digitale rejse, kan I overveje følgende fremgangsmåde:
|
Trin |
Handling |
Formål |
|
1 |
Før en "tidsdagbog" i et par uger |
Identificer hvilke administrative opgaver, der sluger mest tid |
|
2 |
Spørg medarbejdere og frivillige |
Find ud af hvilke opgaver de finder mest frustrerende |
|
3 |
Undersøg hvilke digitale værktøjer I har brug for |
Find de digitale værktøjer, som specifikt kan løse jeres udfordringer |
|
4 |
Sæt konkrete mål |
Definer hvad I ønsker at opnå (f.eks. mindre tid brugt på lokalebooking, kalendermøder, emails frem og tilbage, koordinering af tekster til nyhedsbreve, hjemmeside eller kirkebladet). |
2. Involver hele teamet
Skab ejerskab og engagement omkring kirkens digitale løsninger. En af de største barrierer for vellykket digitalisering er frygten for og modstand mod forandring. Denne modstand kan reduceres markant ved at involvere alle parter fra starten og skabe en plan med gradvis implementering.
Kordegn Jørn Pedersen fortæller, at i starten var der tvivl internt om den digitale implementering ville virke. Derfor, siger Jørn, skulle det bevises. "Det gjorde vi så. Når man viser drypvist, at det virker, så kommer interessen også." Og resultatet? Nu er alle ansatte og menighedsrådsmedlemmer aktive i den fælles digitale kalender, og alle tjekker i kalenderen først, når der sker ændringer. "Nu er der styr på det, og der er transparens internt" siger Jørn.
Involvering handler ikke kun om at reducere modstand – det er også en værdifuld kilde til indsigt i, hvordan de digitale værktøjer faktisk bruges i praksis, og hvordan de kan forbedres.
For at sikre bred involvering og ejerskab kan I:
-
Afholde regelmæssige, korte møder hvor digitale værktøjer og processer diskuteres åbent
- Udnævne "digitale ambassadører" blandt forskellige medarbejdergrupper, som sørger for at holde kursen for de digitale mål, I har sat jer
- Fejre succeshistorier og dele dem internt, fx når en person oplever succes med et nyt digitalt værktøj
- Skabe et trygt rum, hvor det er okay at fejle og stille "dumme" spørgsmål. På den måde skaber I psykologisk tryghed og baner vejen for en god implementering
3. Tænk brugeroplevelse
Fokuser på brugeroplevelsen – både for medarbejdere og kirkens medlemmer.
Digitalisering handler ikke kun om effektivitet internt – det handler i høj grad også om den service, kirken yder til menigheden og sognet.
Brugeroplevelse handler også om at gøre de interne systemer (som kalender) og eksterne brugerflader (som hjemmesiden og tilmeldingsformularer) så intuitive og behagelige at bruge som muligt. Jo nemmere et system er at bruge, jo større er chancen for, at det faktisk bliver brugt.
Jørn oplever, at mange borgere kommer ind på kontoret med et ansigtsudtryk, der siger "her kommer det til at gå langsomt", men fordi kirken laver en professionel behandling, så går borgeren glade derfra og fortæller andre om denne oplevelse. "Selvom der er den holdning, at vi jo er en frygtelig gammel og støvet organisation, så er det jo sjovt at kunne overbevise folk om det modsatte," siger Jørn med et glimt i øjet.
Her er nogle konkrete måder at forbedre brugeroplevelsen på:
|
For medarbejdere |
For menigheden og sognet |
|
Sørg for grundig oplæring |
Design enkle og intuitive grænseflader |
|
Tilbyd løbende support fra intern digital ambassadør |
Test med repræsentanter fra målgruppen |
|
Inddrag brugerne i brainstorming processer og |
Tilbyd alternative kontaktmuligheder - på den måde er digitaliseringen med til at skabe en "både-og" oplevelse, ikke en "enten-eller" |
|
Skab tid til at øve sig i fællesskab |
Sørg for god tilgængelighed for alle |
4. Vær ikke bange for at eksperimentere
Prøv nye værktøjer og metoder af i mindre skala.
Innovation kræver mod til at prøve noget nyt, men det behøver ikke at være alt eller intet. En testfase behøver ikke at betyde, at man ikke kan gå tilbage eller ændre kurs. Vær digitalt modig og prøv af, hvad der fungerer godt for jer.
Menighedsrådsmedlem Sinja Damkjær deler, hvordan de har skabt en kultur, hvor eksperimenter er velkomne:
"I menighedsrådet arbejder vi med, at vi godt tør fejle. Vi prøver os lidt frem, for det er nyt territorium. Vi vil nemlig gerne rykke os. Vi arbejder hen imod at have en tovholder for de digitale behov i kirken, på samme måde som vi har en kasserer eller kommunikationsansvarlig - sådan at opgaverne bliver fordelt og bliver løst løbende, så ingen bliver en flaskehals. Det bliver en process, og det vil kræve nogle timer, men det bliver stadig sjovt at komme i gang med processen."
Denne tilgang reducerer risikoen ved digitalisering og gør det muligt at lære og tilpasse undervejs. Det skaber også en kultur, hvor det er okay at fejle, så længe man lærer af det.
For at fremme en eksperimenterende tilgang kan I overveje at:
- Afsætte et lille budget specifikt til digitale eksperimenter
- Starte med "lavthængende frugter" – områder hvor risikoen er lav og gevinsten potentielt stor
- Dokumentere læring fra både succesfulde og mindre succesfulde eksperimenter
- Dele erfaringer med andre kirker, så I kan lære af hinandens forsøg
5. Del erfaringer og søg inspiration
Lær af andre kirker og deres digitale rejse. Ingen kirke behøver at opfinde den dybe tallerken selv. Der findes et væld af erfaringer og inspiration at hente hos andre kirker, der allerede har taget digitale skridt. Inspiration kan også komme fra helt andre organisationer eller sektorer som biblioteker og museer.
Her er nogle måder at søge inspiration og dele erfaringer på:
- Deltag i netværksmøder og erfa-grupper med andre kirker og spørg specifikt til andres digitale skridt
- Inviter gæstetalere fra andre kirker eller organisationer, der har gjort sig bemærkelsesværdige erfaringer
- Overvej at besøge andre kirker for at se deres digitale løsninger i praksis
- Følg med i relevante fagblade og online-fora om digitalisering
Gratis værktøj:
Brug værktøjer som et årshjul til at få overblik over, hvornår der er travlt i andre faggrupper eller udvalgsgrupper i kirken. Du kan finde vores gratis årshjul som download igennem knappen her:
Digitalisering frigiver tid til det væsentlige
Digitalisering i kirken handler i sidste ende om at frigive tid og ressourcer til det, der virkelig betyder noget – fællesskabet, nærvær og de kirkelige handlinger. Ved at følge de fem råd ovenfor kan din kirke tage vigtige skridt mod en mere effektiv administration og bedre service.
Digitalisering er ikke et mål i sig selv – det er et middel til at skabe en kirke, der har mere tid til mennesker og mindre tid spildt til papirarbejde, dobbelbooking, manuelle fejl og endeløse mails frem og tilbage.
Vi håber, at disse indsigter fra webinaret har givet dig inspiration og mod til at tage de næste digitale skridt i din kirke. Husk, at det ikke handler om at revolutionere alt på én gang, men om at tage små, velovervejede skridt i den rigtige retning.
Dette blogindlæg er baseret på webinaret Kirkens administration og gode digitale vaner, der blev afholdt i august 2025. Tak til vores oplægsholdere Sinja Damkjær og Jørn Pedersen for at dele deres værdifulde erfaringer og indsigter.
Du kan se hele webinaret (60 minutter) med flere spændende input og erfaringer via knappen her:
