Es ist soweit! Nach der Fertigstellung der ChurchDesk Partnership-API steht nun auch die Zusammenarbeit mit unserem ersten landeskirchlichen Partner, der Landeskirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz (EKBO). Es wurde daran gearbeitet, die Systeme endgültig miteinander zu integrieren, damit Kirchengemeinden und Kirchenkreise in und um Berlin ihre Veranstaltungen aus ChurchDesk automatisch in die Datenbank der Landeskirche exportieren können. Der Sinn und Zweck der Übung war natürlich eine bessere Vernetzung zwischen Gemeinden, Kirchenkreisen und der Landeskirche bei gleichzeitig weniger Doppeleingaben und Übertragungen in den Gemeindebüros.
Viele Gemeinden kennen das alltägliche Problem. In den Gemeinden müssen eine Vielzahl von Veranstaltungen geplant, organisiert und kommuniziert werden. Veranstaltungen bilden das schlagende Herz der Kirche. Hier wird schließlich Gemeinde gelebt und gestaltet. Durch das Veranstaltungsmanagement entsteht in den Gemeinden aber auch ein sehr hoher Aufwand. Gerade wenn mehrere Mitwirkende involviert sind, was bei den meisten Veranstaltungen der Fall ist, wird automatisch eine lange Kommunikationskette in Gang gesetzt. Der Klassiker ist der allwöchentliche Gottesdienst und ein Blick auf die Planung verdeutlicht den Aufwand, dem sich Kirchengemeinden jeden Sonntag wieder gegenüber sehen. Es müssen Organisten, Liturgen, Küster und ehrenamtliche Helfer organisiert und informiert werden. Liednummern und Gottesdienstprogramme müssen vorbereitet und an die Mitwirkenden verteilt werden. Dann müssen die Dienste auf der Internetseite, in Schaukästen und ggf. in sozialen Medien publiziert werden. Und in der Regel müssen dann noch kirchliche und weltliche Datenbanken sowie die Presse informiert werden. Damit Orgelschüler und andere Nutzer der Kirche Bescheid wissen, muss auch noch irgendwo vermerkt werden, dass die Räumlichkeiten und ggf. auch Equipment wie mobile Beamer und Mikrofonanlagen für die Veranstaltung reserviert sind. Und so wird starr wieder und wieder ein inzwischen in Fleisch und Blut übergegangenes Projektmanagement abgearbeitet, dass sich seit Jahrzenten kaum geändert hat. Dabei geht es mit den entsprechenden technischen Hilfsmitteln heute so viel einfacher.
Durch die Integration von Kalender, Internetseite, Benachrichtigungssystemen und verschiedenen Druckfunktionen können diese Aufgaben innerhalb von ChurchDesk schon jetzt an einer Stelle erledigt werden. Ein Ereignis wird im Kalender eingegeben, alle relevanten Informationen werden hinzugefügt und nach dem Speichern werden alle Kommunikationskanäle automatisch und in Echtzeit bedient: Das Ereignis erscheint auf der Internetseite und ist für den Newsletter, den Kalenderausdruck und den Export zu den sozialen Medien vorbereitet. Alle Mitwirkenden werden automatisch per E-Mail, Smartphone-App oder SMS mit allen wichtigen Informationen versorgt. Und die Presse erhält einmal im Monat einfach eine Excelliste oder ein Mailing mit allen relevanten Terminen aus dem Kalender.
Mit der Partnership-API sind nun die Voraussetzungen geschaffen, dass Inhalte aus den ChurchDesk-Plattformen auch zu den Systemen von Dritten weitergeleitet werden können. Der erste landeskirchliche Partner, der diese Anbindung in Anspruch nimmt, ist die Ev. Kirche Berlin-Brandenburg schlesische-Oberlausitz (EKBO) mit ihrer neuen Veranstaltungsdatenbank EKBO-Termine, die auf der Plattform Evangelische Termine von Vernetzte Kirche aus Bayern basiert. In Zukunft wird es so sein, dass die Gemeinden, wenn Sie einen Termin in ihrem ChurchDesk-Kalender erstellen und veröffentlichen, dieser direkt an die Veranstaltungsdatenbank der Landeskirche weitergeleitet wird und damit für die landeskirchliche Öffentlichkeitsarbeit zur Verfügung steht. Dies ist vor allem deshalb für die Gemeinden interessant, weil die Datenbank verschiedene andere Kommunikationskanäle wie z.B. das Magazin "Kultur in Kirchen" sowie die evangelische Wochenzeitung "Die Kirche" mit Veranstaltungsdaten bedient.
Auf diese Weise können Kirchengemeinden ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit wesentlicher breiter aufstellen und eine sehr viel größere Reichweite für ihre Angebote erzielen.
Die Herausforderung bei der Verbindung von unterschiedlichen Systemen ist, Inhalte dort auszuspielen, wo sie hingehören. Da jede Gemeinde ihre eigenen Kategorien in ihrer ChurchDesk Gemeinde Management Software frei erstellen kann, EKBO-Termine jedoch festgelegte Kategorien und Kanäle besitzt, geht es im Kern darum, diese beiden Welten auf eine sinnvolle und einfache Weise in Einklang zu bringen. Dies wird durch ein sogenanntes Kategorien-Mapping realisiert. Eine ChurchDesk-Gemeinde kann auf diese Weise in einem neuen Einstellungsmenü ihre bestehenden Kategorien einer EKBO-Termine-Kategorie zuweisen. Wenn ich in der Gemeinde z.B. eine Veranstaltungskategorie "Gottesdienste" habe, kann diese also einer passenden Kategorie für Gottesdienste bei EKBO-Termine zugewiesen werden. Alternativ können natürlich auch die Kategorien von EKBO-Termine in ChurchDesk als zusätzliche Kategorien erstellt werden, die dann im Buchungssystem bei der Erstellung einer Veranstaltung mit einem Klick aktiviert weden kann. Auf diese Weise kann für jede Veranstaltung frei gewählt werden, ob sie zu EKBO-Termine exportiert werden soll.
Der Vorteil dieses Konzepts ist es, dass die Gemeinden ihr bestehendes Kategoriensystem nicht umbauen müssen und dass lediglich eine einmalige Einrichtung des Mappings notwendig ist. Im Alltagsbetrieb ändert sich für die Nutzer der Gemeinde nichts, da der Export der Veranstaltungen vollautomatisch und im Hintergrund abgewickelt wird.
Die Zusammenarbeit mit EKBO-Termine ist die erste größere Partnerschaft dieser Art in Deutschland und ChurchDesk arbeitet bereits daran, eine Reihe von weiteren Partnerschaften mit Drittanbietern von Datenverarbeitungssystemen anzuschieben. Grundsätzlich ist es so, dass über die Partnership-API Schnittstellen zu allen Internetportalen und Datenbanken geschaffen werden können, sofern diese in der Lage sind, Daten in gängigen Standardformaten anzunehmen und zu verarbeiten. Sollten Sie eine Idee oder einen Wunsch haben, Veranstaltungsdaten zu einem potentiellen Partner zu exportieren, z.B. einer landeskirchlichen Veranstaltungsdatenbank, einem Internetportal oder einem anderen Medium, nehmen Sie gern via support@churchdesk.com.
Kontakt mit uns auf, damit die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit mit der entsprechenden Organisation prüfen können.
Weitere Informationen zu die Schnittstelle und EKBO-Termine finden Sie hier.