Dienstplanung ist eine der Aufgaben, die in jeder Gemeinde anfallen – und selten Applaus bekommen. Wer plant, jongliert Verfügbarkeiten, Absagen in letzter Minute und die Frage, ob der Lektorendienst am Sonntag eigentlich besetzt ist. Genau hier setzen unsere neuesten Updates an. Wir haben die Dienstplanung an vielen Stellen überarbeitet, mit einem Ziel: weniger Klicks, mehr Überblick.
Und wir haben dabei Verstärkung bekommen. Seit KaPlan 2024 Teil von ChurchDesk wurde, ist ein Team an Bord, das seit vielen Jahren Software für die Kirche – und besonders für die katholische Kirche in Deutschland – entwickelt. Diese Erfahrung ist direkt in die Weiterentwicklung unseres Dienstplan-Werkzeugs eingeflossen. Einige der Funktionen, die Sie jetzt in ChurchDesk finden, wurden dabei sogar direkt aus KaPlan übernommen. Hier sind die wichtigsten Neuerungen.
Ein neuer Überblick, der mitdenkt
Der Dienstplan-Überblick wurde neu gestaltet. Zwei Ansichten sind jetzt zu einer zusammengeführt, und Ihr zuletzt genutztes Schema öffnet sich automatisch. Die kompaktere Darstellung schafft mehr Überblick – auch Notizen in den Zellen sind besser lesbar.
Dazu kommt eine überarbeitete Filterlogik: Ein eigener Filter zeigt nur die unbesetzten Dienste an, damit Sie sofort sehen, wo noch Hände fehlen. Und die Reihenfolge im Plan passen Sie jetzt direkt per Drag-and-drop an. Kleiner, aber spürbarer Fortschritt: Nach dem Zuweisen springt die Ansicht nicht mehr nach oben – sie bleibt stehen und aktualisiert sich direkt.
Dieser überarbeitete Überblick gehört zu den Funktionen, die aus KaPlan zu ChurchDesk übernommen wurden.
Ganze Serien in einem Schritt besetzen
Dienste hängen selten an einem einzelnen Termin – meistens geht es um Serien. Deshalb können Sie jetzt einen einzelnen Dienst aus einer Serie direkt im Termin verwalten und, wenn Sie möchten, eine ganze Serie auf einmal besetzen.
Die automatische Sammelzuweisung prüft die Verfügbarkeit Ihrer Helferinnen und Helfer und trägt automatisch die erste passende Person ein. Nur ursprünglich unbesetzte Dienste werden gefüllt – Ihre manuellen Änderungen und bereits geplanten Dienste bleiben unangetastet.
Auch die Möglichkeit, Dienste direkt auf Terminen und Serien zu verwalten, ist aus KaPlan zu ChurchDesk übernommen.
Anfragen statt zuweisen
Bisher lief die Koordination oft so: erst telefonisch, per E-Mail oder persönlich nachfragen, dann eintragen. Das kostet Zeit und mehrere Arbeitsschritte. Mit der neuen Dienst-Anfrage werden Mitglieder für einen Dienst angefragt und gleichzeitig direkt eingetragen – sie müssen sich nicht erst zurückmelden. Wer nicht kann, sagt mit einem Klick direkt aus der E-Mail ab oder antwortet einfach per Antwort-Mail; die Nachricht landet bei der zuständigen Gruppenleitung.
Zwei weitere Verbesserungen bei den Benachrichtigungen: Die Dienst-Erinnerung, die drei Tage vorher kommt, zeigt jetzt auch, mit wem Sie an dem Tag zusammenarbeiten. Und ist ein Dienst drei Tage vor dem Termin noch offen, werden die Gruppenleitungen automatisch informiert, um rechtzeitig Ersatz zu finden.
Der Dienstplan – jetzt auch in der App
Ehrenamtliche verwalten ihre Dienste oft unterwegs. Deshalb können Sie jetzt direkt in der App Dienste zuweisen und wieder entfernen. Eine neue Antwort-Leiste am unteren Rand ermöglicht die schnelle Rückmeldung zu Terminen und Diensten mit einem Klick – externe Ressourcen lassen sich ebenfalls in der App zuweisen. Der aufgefrischte Startbildschirm hebt anstehende Termine und Ihre konkreten Dienste hervor, und die Dienst-Rollen erscheinen jetzt direkt auf den Karten.
Ein besseres Druck-Design
Der Aushang am schwarzen Brett bleibt in vielen Gemeinden das wichtigste Medium. Bisher ließ sich das Druck-Layout nicht anpassen – das ändert sich. Fehlende Besetzungen und Doppelbuchungen werden jetzt klar hervorgehoben (fehlende Dienste erscheinen rot), Sie entscheiden, wie Namen angezeigt werden, und können Notizen mit ausgeben.
Das neue Druck-Design ist ebenfalls aus KaPlan zu ChurchDesk übernommen.
Kontakte und Nutzer wachsen zusammen
Bisher unterscheidet ChurchDesk zwischen Nutzern und Kontakten – für viele Gemeinden eine künstliche Trennung, denn eine Person ist eine Person. Jetzt führen wir beide zusammen. Der unmittelbare Vorteil für die Dienstplanung: Sie können ab sofort auch Kontakte ohne hinterlegte E-Mail-Adresse zu Diensten und Gruppen hinzufügen. Und weil auch angelegte „Entwurfs-Nutzer" ohne E-Mail bereits im Dienstplan eingeplant werden können, fällt eine der häufigsten Hürden beim Eintragen neuer Helfer weg.
Warum das zusammengehört
Gute Dienstplanung ist unsichtbar: Wenn sie funktioniert, merkt niemand, wie viel Arbeit dahintersteckt. Mit dem KaPlan-Team ist Erfahrung zu ChurchDesk gekommen, die uns hilft, unser Dienstplan-Werkzeug Schritt für Schritt weiter zu verbessern – zusammen mit dem, was ChurchDesk stark macht: eine vernetzte Plattform für die ganze Gemeinde. Diese Updates sind ein erster, sichtbarer Schritt.
Alle Neuerungen finden Sie direkt in Ihrer ChurchDesk-Dienstplanung. Fragen? Unser Team hilft Ihnen gerne persönlich weiter.
