Liane Schwartzbach er kordegn i Jyllinge Sogn og hun har oplevet, hvordan man kan både spare tid ved bedre arbejdsgange og samtidig forbedre kommunikationen til især konfirmanderne og deres forældre.
Slut med dobbeltarbejde og besværlige arbejdsgange
Der er mange fordele ved at bruge online formularer til tilmeldinger i kirken. For Liane betyder det, at hun slipper for dobbeltarbejde og besværlige arbejdsgange. Med formularer kan de informationer, som bliver indtastet under tilmeldingen, nemlig bruges igen og igen. “Vi bruger tilmeldinger og formularer i stor stil. Før vi begyndte at bruge formularerne i ChurchDesk, foregik tilmelding på gammeldags vis, dvs. borgere ringede eller skrev til kontoret, og jeg kunne så notere det hele ned en gang til på en papirblanket. Det er en enorm hjælp i det daglige, at folk selv kan udfylde og sende formularer ind”, fortæller Liane.
De nye formularer kommer med flere andre fordele. Det er blandt andet muligt helt selv at tilpasse felterne i en formular, så man får netop de informationer der er brug for. Er man i tvivl om, hvilke informationer der er relevante at efterspørge, kan man bruge en af vores skabeloner, for eksempel til konfirmandtilmelding. Og de indtastede oplysninger bliver helt automatisk overført til Kontakter, så de tilmeldte igen kan kontaktes senere.
Liane har klargjort årets konfirmandtilmeldinger i Formularer, og hun glæder sig over at alle de informationer, hun skal bruge, vil være samlet når tilmeldingen slutter. “Det er forholdsvis nemt at sætte en formular op. Efter at have prøvet det et par gange ved man præcis hvor man skal trække de forskellige felter hen for at formularen ser ud som man ønsker”, fortæller Liane. Og så kan man selvfølgelig tage udgangspunkt i en af de nye skabeloner, når man skal lave den helt rigtige formular.
Gør det nemt at holde kontakte til konfirmanderne
De informationer, som Liane indsamler under konfirmandtilmeldingen bruger hun gennem hele konfirmationsforløbet. “Jeg har brugt noget tid på at finde ud af præcis hvilke informationer, jeg skulle efterspørge i formularen, fordi jeg ville sikre mig, at jeg indsamlede alle nødvendige informationer fra starten. Når tilmeldingen er ovre trækker jeg de indsamlede informationer ud i et Excel-ark, og det er dette ark jeg bruger helt indtil selve konfirmationen. Her tilføjer jeg blandet andet også bibelord og andre relevante oplysninger, som kommer i løbet af forberedelsestiden”, forklarer Liane.
Fordi de indsamlede informationer automatisk bliver overført til Kontakter, er det nemt at trække informationer om en gruppe ud, oprette et nyt segment, for eksempel for konfirmander, eller kontakte de tilmeldte. Forekommer der en ændring til et arrangement, er det nemt at informere de tilmeldte, for deres informationer er allerede i Kontakter.
Formularer kan, som altid, inkluderes på kirkens hjemmeside eller i nyhedsbreve. “I Jyllinge sogn sender vi blandt andet nyhedsbreve ud om vores udflugter. Det er derfor en fordel at kunne inkludere kommende udflugter og tilmeldinger direkte i nyhedsbrevet. Så slipper modtageren for at skulle ringe eller skrive til kirkekontoret for at tilmelde sig. Det er let for folk at tilmelde sig på hjemmesiden, når de sidder med nyhedsbrevet foran sig”, uddyber Liane.
“Vi bruger Formularer til alle arrangementer og tilmeldinger, og vi kan slet ikke undvære det i dag. Især ved konfirmationsindskrivningen er det en kæmpe fordel at have online tilmelding. Vi er et forholdsvist stort sogn, med ca. 130-140 konfirmander, så det er meget manuelt arbejde der er sparet for kontoret”, afslutter Liane.
