Julen er en travl tid i kirken, men også en af de vigtigste tider på året. For i løbet af december strømmer folk til kirken for at se adventslysene blive tændt, opleve årets luciaoptog og ikke mindst for at lytte til gudstjenesten juleaftensdag. Det betyder også, at julen giver kirken en unik mulighed for at indsamle kontaktoplysninger om de besøgende, så de igen kan kontaktes, når julen er ovre og kirken har andre relevante tilbud for dem.
Selvom juletiden og de mange besøgende giver denne mulighed, er der få ansatte i kirken som føler, at de har tid til at indsamle de mange oplysninger. For netop julen er for travl til at tilføje ekstra opgaver til den allerede lange liste. Med en digital arbejdsplatform hvor alle værktøjer taler sammen, er der dog meget tid at spare. Lad os forklare hvordan ChurchDesk kan hjælpe med planlægning og opgaver i julen.
Et godt overblik over planlægningen
Mange af de opgaver der falder i julen, kan man planlægge sig ud af og ordne på forhånd. Det gør mange kirker allerede i dag, så der er mere luft til at nyde stemningen og tage del i fællesskabet, mens de mange aktiviteter løber af stablen.
En af de ting, som ChurchDesk kan hjælpe dig med, er netop dette. I kalenderen kan du oprette alle julens begivenheder, så de er synlige for alle ansatte. På den måde er alle involverede klar over, at begivenhederne finder sted, og at de skal være til rådighed i tidsrummet. Ved hjælp af opgaver, tilknyttet til begivenheder i kalenderen, kan du tilføje, hvad der skal ordnes i forbindelse med et arrangement. Du kan selv tildele opgaverne til bestemte personer eller udbyde dem til en gruppe, som så selv kan fordele dem mellem sig. I en enkel oversigt, kan du løbende holde øje med, om alle opgaver er taget.
Fortæl om jeres mange begivenheder
Når dine begivenheder er planlagt, opgaver uddelegeret og alles roller klarlagt, mangler du blot at fortælle menigheden, at I har en række relevante tilbud hen over julen. Her har du nok nogle faste rutiner for, hvor du promoverer hvad. Det kan være, at luciaoptoget bliver overværet af forældre og andre skoleklasser, og det derfor primært er på skolen, du fortæller om dette. Men måske kunne andre skoler eller børn i området også have interesse for, at opleve det flotte optog. Derfor kan det være en god idé at oplyse herom på jeres hjemmeside eller i e-mailnyhedsbreve.
For nogen vil dette igen lyde som endnu en arbejdsbyrde i den travle tid, men tænk over det en ekstra gang. Teksterne om begivenhederne har du formentlig allerede. Begivenhederne har du allerede i kalenderen. Det eneste du skal gøre, når du opsætter dit e-mailnyhedsbrev, er at tilføje den oprettede begivenhed, indsætte teksten og vælge hvem den skal sendes til. Og du kan lave beskederne klar længe inden december måned. Med ChurchDesk kan du nemlig planlægge, hvornår de skal udsendes. Så sker udsendelse helt automatisk på det valgte tidspunkt.
En anden ting at bruge e-mailnyhedsbrevene til, er historiefortælling. Nyhedsbrevene er det oplagte sted at dele julens fortællinger og budskaber med dem, som ikke har mulighed for at deltage til jeres begivenheder. På den måde har de alligevel mulighed for at få del i den samme værdi.
Når du sparer tid på planlægning og administration i julen, er det oplagt at bruge denne tid på at indsamle kontaktoplysninger på de, der deltager til jeres mange arrangementer. For ved at holde dem informerede om relevante tilbud, kan de igen komme i kirken og tage del i fællesskabet. Det er en god investering for jer, men også en måde at give god værdi til dem.
Vil du lære mere?
Kunne du tænke dig at lære mere om, hvordan ChurchDesk kan hjælpe i dit arbejde og med jeres kommunikation? Vi sidder klar til at besvare dine spørgsmål på e-mailadressen support@churchdesk.com eller telefon 7070 2670.
