På Amager i København ligger Allehelgens Kirke og Sundkirken, som i daglig tale kaldes Metrokirkerne. De to kirker har indgået et tæt samarbejde, hvor de på tværs af sognene og menighederne deler præster, gudstjenester og aktiviteter. Det kan i sig selv virke uoverskueligt og som et stort stykke arbejde for mange, men virkeligheden er, at flere og flere sogne samarbejder på denne måde. Det er ikke nogen hemmelighed, at det også kræver god koordinering at få de mange individuelle brikker til at falde på plads, men i Metrokirkerne har de fundet en løsning. Kordegn Sumee Bang Mikkelsen står for den daglige administration i de to kirker, hvor ChurchDesk er blevet samlingspunktet, og hun har fortalt om dagligdagen i kirkerne.
Vi tjekker intranettet som det første hver morgen
I Metrokirkerne var de klar til at bryde med de vante rutiner. Derfor vendte de sig hurtigt til nye arbejdsgange og vaner, som nu var flyttet til en digital arbejdsplatform. “Førhen holdt man sig til en papirkalender, som ikke altid var tilgængelig for alle. Derfor skulle næsten al kommunikation gå igennem den kordegn, som stod for at administrere denne kalender. Det gjorde tit processerne langsomme og arbejdsgangene mere indviklede, end de i realiteten behøvede være”, fortæller Sumee. Derfor kunne personalet i Metrokirkerne se, at det var smart at samle alt deres information i ét system, som altid var tilgængeligt for alle.
Når to kirker og deres massevis af arrangementer skal koordineres, er der mange fremgangsmåder. Sumee har set nogle af disse på nær hold. “Hos Metrokirkerne bruger vi Intranettet som et centralt kommunikationsmiddel. Vi holder vores begivenheder i tre farver: en farve til Allehelgens Kirke, en til Sundkirken og en til aktiviteter som foregår ude af huset. På den måde er det enormt overskueligt for den enkelte person at se, hvad de skal og hvor henne”, fortæller Sumee. Hun fortæller, at alle derfor helt automatisk tjekker Intranettet og deres kalender som det allerførste, når de møder ind om morgenen, og som det sidste inden de går hjem igen.
Udnytter ChurchDesk til kirkens fordel
I Metrokirkerne bliver der ikke stillet spørgsmålstegn ved at arbejdet foregår i ChurchDesk. Selvom det meste ordnes centralt hos Sumee, som både indtaster aktiviteter, organiserer hjemmesiden, udsender nyhedsbreve og meget mere, benytter det resterende personale også ChurchDesk som omdrejningspunktet i deres arbejde. “Når jeg har indtastet en gudstjeneste i kalenderen, er det op til præsten at indtaste salmenumre, og en anden ansat noterer så måske hvordan stolene skal stilles”, siger Sumee. Hun fortæller videre, at hele personalegruppen er gode til at indtaste og klar over, at det er i deres kalender, de skal hente information og opgaver. Dermed er det meget nemt at se præcis hvem der gør hvad, til hver enkelt begivenhed. De ansatte tjekker ligeledes af om de kommer - “og tjekker man ikke af, at man kommer, regner vi med, at vi skal finde en anden”, beretter Sumee.
Udover det centrale intranet hos Metrokirkerne, benytter de sig også flittigt af elektroniske tilmeldinger, og har tilmed 4-5 forskellige nyhedsbreve, som bliver sendt ud til forskellige segmenter i menigheden. “Nu vil vi gerne have nogle segmenter over på SMS ordningen. Som det er lige nu, sender vi stadig et månedligt postkort ud til alle børnefamilier, men det er klart smartere og billigere at sende en SMS. Ideelt set skal det fungere som en påmindelse, som bliver sendt ud et par dage før en børnegudstjeneste. Vi mangler sådan set bare at få familierne med”, fortæller Sumee, som uddyber at hele arbejdsplatformen er blevet en integreret del af hverdagen i kirkerne. Selv har hun mange idéer til, hvordan ChurchDesks værktøjer kan udnyttes endnu mere i fremtiden. “Det vil for eksempel ske, når vi lærer at bruge blogfunktionen til at uploade opskrifterne fra den sidste madklub. På den måde kan vi skabe mere trafik på vores hjemmeside og forhåbentlig engagere flere medlemmer, der måske undervejs bliver fanget af andre arrangementer, som interesserer dem”, forklarer Sumee.
