Guide til håndtering af deltagerbegrænsning i kirken

Vi har gjort det let at modtage tilmeldinger til kirkens gudstjenester og arrangementer, så I kan overholde retningslinierne til deltagerbegrænsning og dermed holde den nødvendige afstand. Læs her hvad I bør overveje og hvordan det kan gøres let og sikkert for både kirken og deltagerne.

Det skal være administrativt let at håndtere tilmeldinger

I forbindelse med genåbningen af kirken er der retningslinier i forhold til afstand og begrænsing af deltagerantal. Det kan give behov for en let og brugervenlig løsning, som giver overblik og hjælper med at undgå unødvendige misforståelser for de besøgende, som nu ser frem til igen at komme til gudstjenester, kirkelige handlinger og arrangementer.

Det vil ofte være nødvendigt at have en tilmelding, hvis det skal være muligt at begrænse antallet af deltagere uden at skabe usikkerhed - eller i værste fald at skulle afvise personer ved døren. En tilmeldingsløsning skal derfor kunne håndtere både behovene for deltagerbegrænsning, samt leve op til kravene i persondataforordningen ved at indhente samtykke og sikre en sikker opbevaring af oplysningerne.

Ved tilmeldinger er det også vigtigt at holde den besøgende orienteret og undgå misforståelser eller unødvendige spørgsmål. Dette gøres bedst ved at sende bekræftelser ud til dem som har fået plads og tydeligt angive, når der ikke er flere pladser tilbage. Det betyder også, at tilmeldingsformularen skal kunne indstilles til at begrænse antallet af tilmeldinger - og i nogle tilfælde kunne håndtere flere slags tilmeldinger (f.eks. angive børn og voksne separat). Det kan i nogle tilfælde også være hensigtsmæssigt med en venteliste, så I kan kontakte interesserede ved evt. afbud.

Det bør kirken tage højde for med digitale tilmeldinger

Der er mange løsninger til at modtage tilmeldinger og håndtere deltagerbegrænsning. ChurchDesk kan naturligvis understøtte alle behovene som en integreret del af vores løsning. Vi har her samlet en række overvejelser, som kirken bør være opmærksom på ved valget af løsning.

• Hvis I vælger et max antal tilmeldinger skal formularen automatisk lukke ned, når der ikke er plads til flere.
• Ved nogle arrangementer kan det være vigtigt at tilbyde en "venteliste" og dermed give mulighed for at skrive sig op, hvis der skulle komme afbud eller ske andre ændringer.
• Det er vigtigt at vise den besøgende, hvor mange antal pladser der er tilbage - så man ved hvor mange personer der  stadig kan tilmeldes. Det skal systemet kunne håndtere automatisk.
• For at gøre planlægningen lettere kan det være en stor fordel, at man kan indstille hvornår tilmeldingen åbner og lukker - så man kan forberede det hele og derefter lade systemet klare resten.
• Der skal være nemt at indsætte den påkrævede samtykkeerklæring på alle formularer, så I opfylder alle kravene til at opbevare persondata.
• Vi anbefaler, at I - når i laver tilmeldingsformularen - også overvejer, at give mulighed for at man kan tilmelde sig et relevant nyhedsbrev fra jer. Det kan gøres i samme formular og på den måde kan I også opbygge jeres nyhedsbrevslister på en let og sikker måde.

Sådan kan I gøre med ChurchDesk

Med ChurchDesk kan I håndtere tilmeldinger og deltagerbegrænsning til alle typer arrangementer og kirkelige handlinger ved at bruge vores formularer. Vi har lavet en færdig skabelon, som er til rådighed for alle kunder og udarbejdet specifikt til at hjælpe med at holde afstand efter genåbningen af kirken. I kan blot gå til formularerne og tilføje en ny, hvorefter I får mulighed for at vælge vores nye skabelon. Du kan også klikke her for at læse vejledningen.

Har I brug for hjælp kan I altid ringe til os eller booke et møde med jeres kunderådgiver. Vil du se nærmere på, hvordan vores formularer bliver brugt kan du læse mere og se videoer med vores kunder på vores hjemmeside.