Direkte og målrettet kommunikation supplerer kirkebladet
Jeg møder mange kirker, der har et adressekartotek i deres Outlook eller forskellige lister og ark med personer. De fleste bliver desværre sjældent brugt og det betyder, at der lige nu er mange mennesker, som ikke får tilstrækkelig med information fra kirken. Mange steder bliver kirkebladet udfaset eller begrænset, og det skaber endnu større behov for at få supplerende og ny information ud til menigheden, som stadig skal vide, hvad der foregår i kirken. Vi ved fra vores undersøgelser, at direkte og målrettet kommunikation via f.eks. e-mail virker og resulterer i flere deltagere til arrangementerne. Derfor er det vigtigt, at vi får gjort det let og enkelt at komme i kontakt med de rigtige mennesker - og det forudsætter to ting: at man har de korrekte informationer, og at det er let at bruge dem til noget, der giver mening!Hvorfor et adressekartotek er afgørende for kirken
Det totale antal medlemmer i en kirke eller et sogn er ikke lig det samlede "potentiale" for at nå ud med budskabet om kirkens liv og aktiviteter. Faktisk kan man nå endnu bredere ud. Hvad med de mennesker, som endnu ikke er medlem? Det spørgsmål forudsætter, at kirken har et adressekartotek, hvor der er mulighed for at få et overblik over menigheden - og ideelt set have mulighed for at segmentere ud fra f.eks. interesser og alder.
De fleste kirker i dag har desværre ikke forudsætningerne for at nå ud til menigheden på en let og relevant måde. Adresselister med f.eks. konfirmander, grupper, udvalg og koncertinteresserede bliver ofte gemt lokalt, i tilfældige formater og hos mange forskellige medarbejdere og frivillige. Med tiden bliver de måske glemt eller forsvinder, og hver gang det sker, forsvinder værdifuld information for kirken.
Informationer skal bruges for at skabe værdi
Der er hårdt brug for en nem og effektiv adgang til kontaktoplysninger på relevante personer, så kirken kan få ny og direkte kontakt til deres menighed og andre interesserede. Derudover skal oplysningerne kunne bruges til noget, dvs. det skal være en kommunikationsplatform og ikke blot et kartotek. Det giver ingen værdi at indsamle informationer, som ikke bliver brugt. Derfor skal et adressekartotek også indeholde gode mulighed for at sende SMS’er og e-mails - og det bør naturligvis give mulighed for at planlægge udsendelserne og tilpasse designet til den enkelte kirke. Jeg mener grundlæggende, at et adressekartotek i sig selv ikke bibringer kirken værdi. Kun hvis det også er fuldt integreret med en professionel og brugervenlig kommunikationsplatform, vil det ændre kirken og menighedens kommunikation. Kirken bør gøre sig fri fra dårlige arbejdsgange med copy/pasting af adresser, problemer med formatering af Excelark eller bøvl med at få e-mails ind i Outlook.
Fordele ved en cloudbaseret kommunikationsplatform tilpasset kirken
Der er mange fordele ved at bruge en løsning, som er cloudbaseret og tilpasset kirken. At noget er cloudbaseret betyder, at det ikke ligger gemt lokalt på en computer og derfor heller ikke bliver væk, når en person stopper eller slettet når computeren skal opgraderes. Det betyder også, at det kan tilgås via internettet og af flere personer samtidig. Det giver pludselig mulighed for samarbejde og adgang uafhængigt af sted. Dermed opnår man meget højere grad af sikkerhed og kontinuitet.
Kirken er en unik institution og det stiller naturligvis også nogle krav til de værktøjer, som understøtter dens arbejde. Jeg mener derfor, at en kommunikationsløsning til kirken bør give mulighed for at understøtte kirkens arbejde og kontakt til menigheden. Her har vi erfaret, at det er vigtigt at kunne segmentere personer baseret på f.eks. alder og interesser. Det er f.eks. relevant at kunne komme i kontakt med konfirmander eller babysalmesangshold fra udvalgte årgange, alle der har deltaget i musikarrangementer eller blot alle inden for en bestemt aldersgruppe. Den information kan indsamles automatisk på en række måder - f.eks. ifm. tilmeldinger til arrangementer. Det forudsætter blot at informationerne bliver indsamlet og gemt korrekt, så kirkens medarbejdere og frivillige kan koncentrere sig om at bruge det til noget. Og vi kan se, at det virker! Når adressekartoteket altid er tilgængeligt og let kan benyttes til at sende beskeder til en gruppe i lokalsamfundet, bliver medlemmerne mere engagerede i kirkens aktiviteter. Dem der før er kommet til en koncert, bliver fristet til også at deltage i den næste, og på den måde bliver kirkebænkene fyldte.
