Bemandingsplanlægning er en af de opgaver, enhver kirke skal løse – og sjældent får ros for. Den, der planlægger, jonglerer med tilgængelighed, afbud i sidste øjeblik og spørgsmålet om, hvorvidt søndagens opgaver egentlig er dækket. Det er præcis dét, vores nyeste opdateringer er lavet til. Vi har omarbejdet bemandingsplanlægningen mange steder med ét mål: færre klik, bedre overblik.
Og vi fik forstærkning undervejs. Siden KaPlan blev en del af ChurchDesk i 2024, har vi haft et team med om bord, der i mange år har udviklet software til kirken – og især til den katolske kirke i Tyskland. Den erfaring er gået direkte ind i, hvordan vi har videreudviklet vores bemandingsplan-værktøj. Nogle af de funktioner, du nu finder i ChurchDesk, er endda kommet direkte fra KaPlan. Her er det vigtigste nye.
Bemandingsplan-overblikket er redesignet. To skærme er nu samlet til én, og dit senest brugte skema åbner automatisk. Et mere kompakt layout giver bedre overblik – og noter i cellerne er lettere at læse.
Dertil kommer opdateret filterlogik: et dedikeret filter viser kun de ubesatte opgaver, så du med det samme kan se, hvor der stadig mangler hænder. Og rækkefølgen i planen justerer du nu direkte med træk-og-slip. En lille, men mærkbar forbedring: når du har tildelt nogen, hopper visningen ikke længere til toppen – den bliver stående og opdateres på stedet.
Dette omarbejdede overblik er en af de funktioner, der er kommet fra KaPlan til ChurchDesk.
Opgaver hænger sjældent på en enkelt aftale – som regel er det en serie. Derfor kan du nu håndtere en enkelt opgave fra en serie direkte i aftalen og, hvis du vil, besætte en hel serie på én gang.
Automatisk massetildeling tjekker dine hjælperes tilgængelighed og indsætter automatisk den første egnede person. Kun oprindeligt ubesatte opgaver bliver fyldt – dine manuelle ændringer og allerede planlagte opgaver rører vi ikke.
Også muligheden for at håndtere opgaver direkte på aftaler og serier er kommet fra KaPlan til ChurchDesk.
Koordineringen plejede at foregå sådan: ring, skriv eller spørg personligt først, og sæt dem så på. Det koster tid og flere arbejdsskridt. Med den nye bemandingsforespørgsel bliver medlemmer spurgt til en opgave og sat direkte på samtidig – uden at skulle bekræfte først. Den, der ikke kan, siger fra med ét klik direkte fra e-mailen eller svarer bare tilbage; beskeden når den ansvarlige gruppeleder.
To yderligere forbedringer af beskederne: opgave-påmindelsen, der kommer tre dage før, viser nu også, hvem du arbejder sammen med den dag. Og er en opgave stadig åben tre dage før aftalen, får gruppelederne automatisk besked, så de kan finde en afløser i tide.
Frivillige håndterer ofte deres opgaver på farten. Derfor kan du nu tildele og fjerne opgaver direkte i appen. En ny svar-bjælke i bunden lader folk svare på aftaler og opgaver med ét tryk – og eksterne ressourcer kan også tildeles i appen. Den opfriskede startskærm fremhæver kommende aftaler og dine konkrete opgaver, og bemandingsroller vises nu direkte på kortene.
For mange kirker er opslaget på tavlen stadig det vigtigste medie. Hidtil kunne udskriftens layout ikke tilpasses – det ændrer sig. Manglende besættelser og dobbeltbookinger fremhæves nu tydeligt (manglende opgaver vises med rødt), du bestemmer, hvordan navne vises, og du kan tage noter med.
Det nye udskriftsdesign er ligeledes kommet fra KaPlan til ChurchDesk.
Hidtil har ChurchDesk skelnet mellem brugere og kontakter – en kunstig opdeling for mange kirker, for en person er en person. Nu samler vi de to. Den umiddelbare fordel for bemandingsplanen: du kan nu tilføje kontakter uden en gemt e-mailadresse til opgaver og grupper. Og fordi "kladde-brugere" uden e-mail kan planlægges direkte i bemandingsplanen, forsvinder en af de mest almindelige forhindringer, når man skal tilføje nye hjælpere.
God bemandingsplanlægning er usynlig: når den virker, lægger ingen mærke til, hvor meget arbejde der ligger bag. Med KaPlan-teamet er der kommet erfaring til ChurchDesk, som hjælper os med at forbedre vores bemandingsplan-værktøj skridt for skridt – sammen med dét, der gør ChurchDesk stærk: en sammenhængende platform for hele kirken. Disse opdateringer er et første, synligt skridt. Der kommer mere.
Du finder alle nyhederne direkte i din ChurchDesk-bemandingsplanlægning. Spørgsmål? Vores team hjælper dig gerne personligt.