Årshjulet er ikke bare endnu en kalender. Det er en fælles samtale-starter. Hæng det op på kontoret, tag det med til personalemødet, og brug det som jeres faste holdepunkt.
Planlægge med overskud og gøre det usynlige arbejde synligt
Kender du følelsen af at have konstant travlt, uden helt at vide, hvor tiden forsvinder hen? Eller oplever du, at de gode idéer og store projekter drukner i hverdagens mange små opgaver? I har brug for et fælles overblik. Et redskab, der er så enkelt, at alle kan være med, men effektivt nok til, at det kan forbedre jeres arbejdsdag.
Derfor har vi lavet et gratis årshjul, skræddersyet til hverdagen i folkekirken. Det er jeres visualisering over kirkeåret, som hjælper jer med at se, hvornår I har tid til de mere tidskrævende opgaver. Såsom opdatering af hjemmeside eller planlægning af næste sæsons koncerter og gudstjenester.
Hvorfor er et årshjul værdifuldt for jer?
Årshjulet er ikke bare endnu en kalender. Det er en fælles samtale-starter, der hjælper jer med at:
- Se hinandens travlhed: Få et ærligt billede af, hvornår præsten løber stærkest, hvornår kordegnen har travlt med administration, og hvornår kirketjeneren forbereder de store højtider.
- Planlægge med overskud: Flyt opgaver fra de "røde" uger til de "grønne", så I undgår at brænde ud, når det hele rammer på én gang.
- Gøre det usynlige arbejde synligt: Få sat tid af til alt det, der også skal passes, lige fra bygningssyn til budgetopfølgning og MUS.
Sådan kommer I i gang
Årshjulet er bygget op af simple cirkler, som I farvelægger sammen.
- Yderste cirkel: Markér jeres travle perioder (f.eks. rød) og de mere stille uger (f.eks. grøn).
- Indre cirkler: Brug dem til at fordele opgaver mellem faggrupper – f.eks. præst, kordegn, menighedsråd, kirketjener eller frivillige.
Hæng det op på kontoret, tag det med til personalemødet, og brug det som jeres faste holdepunkt. Læs mere nederst i blokken, hvordan I kan implementere årshjulet i 3 konkrete faser.
3 konkrete eksempler fra jeres hverdag
- Bedre samarbejde ved højtiderne
Jul og påske er travle for alle, men på forskellige måder. Når præsten er i "rød zone" med gudstjenester, kan kordegnen måske tage sig af nogle administrative opgaver i sin "grønne zone". Årshjulet gør det tydeligt, hvem der har luft til at hjælpe, så I kan løfte i flok.
- Kommunikation, der er planlagt og forberedt i de rolige, grønne perioder
"Hov, hvem skriver lige noget ud?" Det er let at udskyde kommunikationen til allersidst. Det kan udmunde i et panik-opslag på Facebook eller et nyhedsbrev, der er forhastet. Brug de stille perioder til at forberede kommunikationen til de store begivenheder. Skriv tekster til jul i oktober og planlæg sommerens budskaber i foråret. Så er I altid et skridt foran og kan kommunikere med ro og overskud.
- Tid til det praktiske og de "usynlige" opgaver
Hvornår var det nu, vi skulle have syn? Og hvornår er deadline for budgettet? Sæt de store, tilbagevendende opgaver ind i årshjulet. Aftal f.eks., at den årlige hovedrengøring altid ligger i en stille uge i juli. Det skaber forudsigelighed og fjerner stress. Særligt for nye medarbejder hjælper denne visualisering af de årlige opgaver, så de ikke bliver overrasket af et "Jamen det plejer vi jo at gøre nu"-svar.
Skal I prøve årshjulet af?
Årshjulet er et visuelt værktøj til at skabe ro. Det handler om at få et fælles overblik, så I kan hjælpe hinanden, respektere hinandens tid og holde styr på kirkens mange vigtige opgaver – uden at misse deadlines eller tabe opgaver på gulvet. Download jeres gratis årshjul her, og tag det første skridt mod en mere overskuelig hverdag.
3 faser, som gør årshjulet til en vane hos jer
Fase 1: Forberedelsen
Print årshjulet ud i en størrelse, hvor alle kan se det (gerne A3).
Find farverne frem. I får brug for mindst 3-4 forskellige farver (f.eks. rød, gul, grøn og blå).
Book 30 minutter i kalenderen eller tilføj punktet på jeres kommende kalendermøde til et kort opstartsmøde med de relevante kolleger og/eller frivillige.
Fase 2: Første gang I bruger årshjulet
- Fordel farverne: Aftal, hvilken farve der repræsenterer hvilken faggruppe eller ansvarsområde (f.eks. Blå = Præst, Grøn = Kordegn, Gul = Menighedsråd, Orange = Kirketjener/Graver).
- Tegn årets rytme: Farvelæg den yderste ring. Brug en mørk farve for de travleste perioder (jul, påske, konfirmationer) og en lys farve for de mere stille uger (f.eks. sen sommer, januar).
- Indtegn de store begivenheder: Skriv de vigtigste kirkelige handlinger, højtider og traditioner ind i de relevante måneder.
- Placer de "usynlige" opgaver: Sæt nu de store administrative og praktiske opgaver ind. Husk f.eks.: Budget og regnskab, bygningssyn og vedligehold, MUS, jule- og påskeforberedelser, hovedrengøring, planlægning af næste års kommunikation.
Fase 3: Gør det til en vane
- Hæng årshjulet op, hvor I alle kan se det – på kontoret, i frokoststuen eller i mødelokalet.
- Sæt et fast punkt på dagsordenen til jeres personalemøder (f.eks. "Et kig på årshjulet"). Brug 5 minutter på at se på den kommende måned. Er der noget, der skal justeres?
- Evaluer efter 6 måneder: Virker det for jer? Skal I justere farver, opgaver eller måden, I bruger det på?
Husk: Årshjulet er jeres værktøj. Det skal give mening og skabe værdi i jeres hverdag. God arbejdslyst!
